Meine Erfahrungen als Virtuelle Assistenz für Social Media Selbstständigkeit

zuletzt aktualisiert am 31.07.2023
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Erfolgreich als Virtuelle Assistenz arbeiten? Meine Learning und Lieblingstools für deinen Start als Virtuelle Assistenz

Von Zuhause aus arbeiten? Bei freier Zeiteinteilung. Wann, wie und wo ich möchte. *hüpf*

Es klang sooo gut, als ich damals – vor über 5 Jahren – das erste Mal vom Berufsfeld der Virtuellen Assistenz gehört habe. Ich war sofort begeistert von der flexiblen Arbeitsgestaltung und der Einfachheit, die in Blogartikeln, Facebookgruppen und Pinterest suggeriert wurde. Ich war gerade in Elternzeit mit meinem zweiten Kind und so langsam fiel mir die Decke auf den Kopf. Mir fehlt die Arbeit, aber ohne Kinderbetreuung, konnte ich auch nicht ins Büro zurück. (Spoiler: Homeoffice war in 2018 noch nicht so verbreitet…) Auf Pinterest suchte ich nach Möglichkeiten „online Geld verdienen“ und *peng*! Ein Pin fesselte mich. Ich war Feuer und Flamme – und startete nach reiflicher Überlegung meine Selbstständigkeit aus der Elternzeit heraus.

Ganz so einfach, wie es das Internet diesen Traumberuf darstellt, ist es aber leider auch nicht. Diese Illusion lass ich direkt mal platzen. Um erfolgreich seinen Lebensunterhalt als Virtuelle Assistenz zu verdienen, braucht es Mut, Ehrgeiz, die konkrete Positionierung und Durchhaltevermögen.

Vergiss die ganzen Videos auf TikTok und Instagram, die dir vorspielen, wie easy peasy sie hohe 5-stellige Beträge pro Monat als VA verdienen. Das ist nicht die Realität!

Ready für die ehrlichen Worte? Hier kommen meine Erfahrungen aus über vier Jahren Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz.

Tipps für den Start als Virtuelle Assistenz

Aller Anfang ist schwer und auch der Weg in die (nebenberufliche) Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz läuft nicht für jede exakt gleich ab.

Ein pauschales Rezept, das für alle funktioniert, gibt es auch im VA-Business nicht. Jede Ausgangssituation ist verschieden, jedes Dienstleistungsangebot unterschiedlich und auch die eigenen Erfahrungen unterscheiden sich bei jeder Person, die den Weg als Virtuelle Assistenz einschlagen möchte.

Das Großartige an diesem Berufsfeld: Du entscheidest für dich selbst,

ob du nebenberuflich startest oder direkt den Sprung in die hauptberufliche Selbstständigkeit wagst.
welche Dienstleistungen du anbietest.
mit wem du arbeitest.
von welchem Ort oder Platz aus du arbeitest.
und wie du deine Arbeitszeiten gestaltest.

Das sind die richtig großen Vorteile an einer (nebenberuflichen) Selbstständigkeit.

Um den Schritt zu wagen, braucht es auch Mut. Das will ich dir nicht verschweigen. Auch bei mir gab es über Monate hinweg (bis ich endlich den Entschluss fasste, es zu probieren) blockierende Gedanken („Neee, ich kann doch eh nichts…“), die sich abwechselten mit „Okay, ich probiere es doch…“.

Sei mutig und bring Durchhaltevermögen mit. Eine nachhaltige, erfolgreiche Selbstständigkeit (auch im Nebenerwerb) braucht seine Zeit sich zu entwickeln. Nimm sie dir. Du wirst es nicht bereuen.

Nebenberuflich als Virtuelle Assistenz starten?

Na klar! Warum auch nicht? Deine Arbeitszeiten kannst du selbst einteilen und mit deinen Kund:innen absprechen, wann du für sie arbeiten kannst oder in welchem Zeitraum du die Aufgaben erledigst.

Du bist noch angestellt? Dann prüfe in deinem Arbeitsvertrag, ob du eine Nebentätigkeit ausführen darfst. Die meisten Arbeitgeber haben da keine Einwände. Ggf. musst du dir die Nebentätigkeit genehmigen lassen oder zumindest bekanntgeben.

Ich bin ein großer Fan der nebenberuflichen Selbstständigkeit. Gerade zu Beginn nimmt das einen enormen Druck. Denn alleine die Krankenkasse und diverse Versicherungsbeiträge müssen erstmal erwirtschaftet werden. Ich fahre aktuell weiterhin zweigleisig, allerdings habe ich meine Stunden im Angestelltenverhältnis auf ein Minimum reduziert. Wenn du, so wie ich, ein großes Sicherheitsbedürfnis ist, ist diese Variante eine wunderbare Alternative zur Vollselbstständigkeit.

Dein Marketing als Virtuelle Assistenz

Als Virtuelle Assistenz arbeitest du online. Zeitunabhängig. Ortsunabhängig. Frei.

Um auf dich und deine Dienstleistung aufmerksam zu machen, wirst du um dein eigenes Marketing nicht drumherum kommen. Mit Visitenkarten alleine ist es oftmals leider nicht getan.

Mein Learning aus über 4 Jahren als Virtuelle Assistenz: Mach dich selbst online sichtbar!

Ich dachte zu Beginn auch, dass es reicht, wenn ich meine Lebenslauf-Grafik (wie viele VAs) in sämtlichen Faceboogruppen teile. *Möp* Das funktioniert(e) nicht! Grundsätzlich sind Facebookgruppen auch nicht unbedingt die beste Plattform, um gut zahlende Kund:innen zu gewinnen. Es gibt bessere und erfolgreichere Marketingstrategien.

Nimm meinen Rat an und mach dich selbst sichtbar! Orientiere dich gerne an dieser Übersicht, die mir selbst als Virtuelle Assistenz für Social Media einige Reichweite gebracht hat:

Website: Deine Website ist Pflicht, um über die Suchmaschinen gefunden zu werden, dein Impressum und die Datenschutzerklärung (auch für Social Media wichtig) ordentlich zu hinterlegen und dein Angebot professionell zu präsentieren.
Meine Website hoste ich über Netcup (Schreibe mir, wenn du einen Gutscheincode von 30% auf dein Webpaket willst :).
1 Account auf Social Media (Instagram, Facebook, LinkedIn, Tiktok etc.): Social Media ist eine wunderbare Möglichkeit, sich selbst durch gute Inhalte sichtbar zu machen – auch ohne die Schaltung von Ads. Ein Account auf der Plattform, die dir selbst Spaß macht und (!) auf der deine Zielgruppe unterwegs ist, reicht zu Beginn definitiv aus. Poste regelmäßig auf diesem einen Kanal und etabliere dir hierfür eine gewisse Routine, bevor du einen weiteren Kanal eröffnest.
Wenn du Instagram auserkoren hast und dabei Support brauchst: Das Sichtbarkeits-Bootcamp bringt dich und dein Business in die Sichtbarkeit! Alle Infos gibt es hier.
Pinterest: Wenn du einen Blog oder Podcast dein Eigen nennst, dann nutze Pinterest, um deine Artikel und Folgen auffindbar zu machen. Pinterest ist eine weitere Suchmaschine, die vorrangig auf Bildern basiert. Du hast damit aber zusätzliche Chancen, Traffic auf deine Website zu lotsen.
E-Mail-Marketing: Empfehlenswert, wenn deine Website und einen Social Media Kanal etabliert hast. Starte mit einem Lead Magnet (einem sogenannten 0 Euro Angebot), das du neuen Abonnenten als Dankeschön schickst, wenn sie sich für deinen Newsletter anmelden. Auch als Virtuelle Assistenz ist ein Newsletter empfehlenswert. Dadurch zeigst du deine Expertise und baust Vertrauen auf.
Keine Sorge: Du kannst nicht zu viel Input teilen. Hab keine Angst, dass dich deine Zielgruppe nicht bucht, wenn du dein Wissen weitergibst. Die meisten Solopreneurs geben die Aufgaben nicht ab, weil sie es nicht können, sondern weil ihnen schlichtweg die Zeit für andere Dinge fehlt (und ihnen die Aufgaben, die du übernimmst, keinen Spaß machen).
Netzwerke! Verbinde dich mit anderen Virtuellen Assistent:innen. Du findest auf Facebook einige Gruppen für Virtuelle Assistenzen. Oder komm doch in unser VA Meetup, das alle 14 Tage online via Zoom stattfindet. Hier findest du alle Termine (kostenfrei!).

Deine Positionierung als Virtuelle Assistenz

Ich sag dir, wie es ist: Ohne eine konkrete Positionierung ist es verdammt schwer, ein funktionierendes Business aufzubauen. Dafür gibt es direkt mehrere Gründe. Ich dachte damals allerdings auch, dass ich *alles* anbieten (Bauchladen…), damit soooo viele Kund:innen erreichen und für sie arbeiten kann. Das Geld würde fließen *fail*.

Warum es sich für mich doch gelohnt hat, eine konkrete Positionierung im Bereich Social Media Management auszuarbeiten:

Meine Positionierung hob mich authentisch von meinen Mitbewerbern ab. Durch meine Geschichte und die konkrete Definition fanden Menschen zu mir, die mich sympathisch fanden (und finden) und denen ich gezielt half.
Dadurch habe ich auch mein Angebot viel besser auf meine Zielgruppe ausrichten können. Ihnen war klar, was ich wie für sie übernahm.
Meine Contenterstellung für Instagram und den Blog fiel mir plötzlich auch viel leichter. Endlich wusste ich, über was ich alles schreiben kann.
Und nicht zuletzt: Durch meine nach außen gerichtete Expertinnen-Positionierung hob ich meine Preise entsprechend an – und führe seitdem auch keine Preisdiskussionen!

Auch bei deinen angebotenen Dienstleistung ist VIEL nicht immer BESSER. Konzentriere dich auf zwei oder drei Bereiche und werde in diesen zu einem Profi! Damit wirst du deinen Kund:innen bessere Lösungen bieten (und auch deinen Stundensatz anpassen…). Oder engagierst du einen Gärtner für die Gestaltung deiner Website?

Ohne Onboarding läuft nix!

Die Kundengewinnung ist wohl das größte Sorgenkind aller Virtuelle Assistent:innen. Und ich kenne das zu gut. Meine ersten „Vorstellungsgespräche“ als Virtuelle Assistenz (noch mit Bauchladen) führten ins Nichts. War das wirklich das, was ich wollte? Selbstständig und Bewerbungsgespräche führen? Puh, das war nichts für mich.

Ich beschloss zu dieser Zeit, dass ich keine Vorstellungsgespräche mehr führen werde. Wer mit mir arbeiten möchte, bucht sich einen Kennenlerncall. Punkt. Damit zeige ich direkt von Beginn an, dass wir auf einer Augenhöhe miteinander arbeiten. Ich bin keine Angestellte, sondern eine selbstständige Unternehmerin. Und die Kund:innen, die das anders sehen, werden mich aus genau diesem Grund auch niemals buchen. (Ich hoffe, du gehörst in die andere Kategorie ;-))

Ein wichtiges Learning hab ich heute noch für dich: Etabliere dir ein professionelles Onboarding. Das war mein Gamechanger in Bezug auf den Start einer Zusammenarbeit. Für mich und für meine Kundinnen. In diesem Blogartikel gebe ich dir einen intensiven Einblick in meinen aktuellen Onboardingprozess.

Das Fazit: Als Virtuelle Assistenz starten? Macht das wirklich noch Sinn?

Meine ehrliche Meinung: JA!

Ein „Aber“ gibt es trotzdem: Der Weg ist nicht immer so leicht, wie er bei anderen dargestellt wird. Bevor du Hals über Kopf deinen Hauptjob hinwirfst, starte vielleicht doch eher nebenberuflich. Kündigen kannst du schließlich immer noch, richtig?

Außerdem brauchst du Durchhaltevermögen, den Mut, dich sichtbar zu machen und eine gute Portion Ehrgeiz. Denn ohne eigenen Arbeitseinsatz kommen auch keine Kunden.

Gleichzeitig ist es dennoch ein wundervoller Beruf. (Finanzielle) Unabhängigkeit, dabei eine große Flexibilität in Raum und Zeit und eine wunderbare VA-Community, die sich gegenseitig unterstützt.

Wenn du dich auch auf das Social Media Management als Virtuelle Assistenz spezialisieren willst, trag dich unbedingt auf die Warteliste für den Intensivkurs „Social Media Assistant“ ein. Spoiler: Jedes noch so kleine Unternehmen kommt heute nicht mehr um Social Media herum 😉

Schließ die Augen und stell dir mal vor, wie es wäre, wenn
⋙ du aus der Masse an VAs herausstichst, weil du dich auf eine Nische spezialisiert hast und somit Anfragen von potenziellen Kund:innen erhälst – ohne dich dafür zu bewerben!
⋙ du nach deinem eigenen Terminplan arbeitest und gleichzeitig die besten Ergebnisse für Instagram & Co. für deine Kund:innen lieferst.
⋙ du aus die „Zeit-gegen-Geld-Phase“ gegen „Projekte“ tauschen kannst, um somit deinen Stundensatz so anzuheben, ohne Preisdiskussionen deiner Kund:innen.