zuletzt aktualisiert am 31.07.2023

Onboarding: So startest du die Zusammenarbeit als Virtuelle Assistenz mit deinen Kunden

Viele Kund:innen, die mich beauftragen, haben noch nie mit einer Social Media Assistant zusammengearbeitet. Und wissen demnach auch nicht, was genau auf sie zukommt. Sie sind nervös und aufgeregt. Um ihnen den Prozess von der Entscheidung, ob ich die richtige Unterstützung für sie bin, bis hin zu den ersten gemeinsamen Arbeitsschritten, so einfach wie nur möglich zu machen, startet mein Onboarding Konzept bereits bei der Anfrage.

In diesem Blogartikel zeige ich dir eine kleine Sneak Peak in mein Kund:innen Onboarding als Virtuelle Assistenz. Damit du deinen Kundenservice effektiv verbessern kannst und damit deine potenziellen Kund:innen bereits vor der eigentlichen Zusammenarbeit von dir als Virtueller Assistenz überzeugst.

Was ist ein Onboarding für Kund:innen?

Der Begriff und das Konzept des Onboardings stammt ursprünglich aus dem Personalmanagement und beinhaltet den Fahrplan für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter:innen. Da du als Virtuelle Assistenz nun keine festangestellte Mitarbeiter:in bist, läuft das Onboarding für Kund:innen etwas anders ab. Mit einem gelungenen Kund:innen Onboarding heißt du deine neue:n Kund:in willkommen und legst den Grundstein für eine nachhaltig erfolgreiche Zusammenarbeit.

Ein gutes Onboarding startet schon bei der Anfrage für eine Zusammenarbeit. Deshalb ist es wichtig, dass deine Website, dein Social Media Account oder wo auch immer deine potenziellen Kund:innen auf dich aufmerksam werden auf den ersten Blick erkennen, wie sie dich erreichen können. Erspare Kund:innen die leidige Suche nach Kontaktdaten oder E-Mail-Adresse.

Sneak Peak: So sieht mein Onboarding für neue Kund:innen aus

Bist du bereit für einen Einblick in das Onboarding meiner (potenziellen) Neukund:innen als Social Media Assistant? Lass uns loslegen:

Schritt 1:

Über das Kontaktformular auf meiner Website kommen die meisten Anfragen rund um das Social Media Management.

Das bedeutet, dass die potenzielle Neukundin mich durch Google, Instagram, Pinterest, LinkedIn oder auch über Empfehlungen gefunden und sich einen ersten Einblick in mein Angebot auf der Website gemacht hat. Die Buttons unter meinem Serviceangebot führen direkt auf das Kontaktformular.

Schritt 2:

Die E-Mail mit der Kontaktanfrage flattert direkt in mein Postfach.

Inhalt der meisten Mails: „Ich brauche XY und in naher Zukunft vielleicht auch Z. Kannst du mich unterstützen?“

Bevor ich blind die Mail mit meinem vollständigen Angebotsportfolio versende, überprüfe ich grob, ob die Person in mein „Beuteschema“ passt. Keine Angst: Es geht hier nicht um das Aussehen. Sondern eher um Dinge wie Branche, angefragte Dienstleistungen und wie ich da sinnvoll unterstützen könnte…

True fact: Ja, es kommt vor, dass ich direkt hier eine Absage verschicke. Wenn die Branche nicht passt (z. B. Bau und Handwerk oder Chemie und Technik) oder ich die Dienstleistung nicht anbiete,  kann ich leider nicht weiterhelfen und vermittle direkt an passende Kolleg:innen. Wichtig für eine positive Verknüpfung: Ich antworte immer und liefere bei Absagen auch direkt Empfehlungen mit, damit ich den Anfragenden zumindest etwas weiterhelfen konnte.

Schritt 3:

Die Branche passt? Die Dienstleistung, die gefragt ist, kann ich professionell anbieten? Dann schicke ich im ersten Schritt mein Angebotsportfolio per Mail raus.

Das Angebotsportfolio ist ein PDF Dokument, in dem ich meinen kompletten Service zusammengefasst habe.

  • Was biete ich genau an?
  • Welche Pakete können sie buchen?
  • Was kosten die einzelnen Pakete?
  • Wie geht es weiter?

Nur wer das Angebotsportfolio genau liest, findet die Handlungsaufforderung und den Link für die Buchung des kostenfreien Kennenlerngesprächs. So sortiere ich vorab schon einmal genau aus und weiß, wer die Anfrage wirklich ernst meint.

Schritt 4:

Hat mein Angebotsportfolio überzeugt, bucht die anfragende Person direkt über meinen Kalender einen kostenfreien Kennenlerncall. Die Mail mit der Buchung des Kennenlerngesprächs flattert automatisiert in mein Postfach und wird direkt in meinem Google-Kalender geblockt. Ich sende im Anschluss zeitnah eine Bestätigungsmail mit dem Termin und dem Zoom-Link an die potenzielle Neukundin.

Ich nutze als Terminbuchungstool übrigens die kostenfreie Version von youcanbook.me. Es gibt natürlich auch weitere Tools wie Calendly oder Calenso.

Schritt 5:

Der Tag des Erstgesprächs kommt. Kurz bevor der Call startet, schaue ich noch einmal kurz die Website und ggf. die Social Media Kanäle an und notiere mir wichtige Infos. Den Kennenlerncall führe anschließend ich, denn wir sind ja nicht in einem Bewerbungsgespräch ;-).

Meinen erprobten Leitfaden für Erstgespräche erhältst du hier für 0 Euro.

Schritt 6:

Manche Kund:innen geben mir bereits während dem Call das „Go“ für die Zusammenarbeit. Andere schlafen noch einmal eine Nacht drüber und geben mir im Anschluss Bescheid, ob sie mich buchen möchten.
Bei der Zusage zur Zusammenarbeit versende ich zeitnah die Onboarding Unterlagen per E-Mail. In diesem Onboarding Paket sind unter anderem alle wichtigen Infos und Links zur Zusammenarbeit hinterlegt sowie auch die „To Do’s“, die meine Kund:innen vor der Zusammenarbeit erledigen müssen, damit wir reibungslos miteinander arbeiten können.

Die Templates für das Angebotsportfolio und das Onboarding gibt’s übrigens mit 30% Rabatt in meinem Toolkit-Bundle hier.

Erstgespräche Checkliste Virtuelle Assistenz

Schenke deinen Neukund:innen das "Ja-hier-bin-ich-richtig-Gefühl"

Genau um dieses „Ja-hier-bin-ich-richtig-Gefühl“ dreht sich der Onboarding Prozess für Kund:innen. Denn gerade wenn du für Selbstständige und kleine Unternehmen arbeitest, wirst du feststellen, dass viele noch gar keine Berühungspunkte mit Virtuellen Assistent:innen gemacht haben. Und das bedeutet: Sie sind nervös und wissen nicht, was auf sie zukommt.

Mein Onboarding Prozess zeigt demnach meinen Kund:innen, dass ich professionell und selbstständig arbeite und sie sich auf mich verlassen können. Außerdem zeige ich damit meine Erfahrungen, damit wir reibungslos und auf Augenhöhe zusammenarbeiten.

Nachdem meine Kund:innen das Onboarding durchlaufen haben, startet unsere Zusammenarbeit.

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