Als Virtuelle Assistenz starten: Die Top 12 der wichtigsten Tools für deine Selbstständigkeit

Als Virtuelle Assistenz starten: Die Top 12 der wichtigsten Tools für deine Selbstständigkeit

Der Start als Virtuelle Assistenz

Hast du schon einmal von der Virtuellen Assistentin oder auch der Virtuellen Persönlichen Assistenz gehört?
Diese Berufsgruppe rückt, gerade in der Online Business Blase, immer weiter in den Vordergrund. Denn sie bietet einige Vorteile, die die klassische „Vor-Ort-Assistenz“ in den häufigsten Fällen nicht bietet.

In diesem Artikel zeige ich dir meine Top 12 Tools, die du für deinen Start als Virtuelle Assistenz unbedingt kennen solltest. Alle Tools kannst du sowohl in der nebenberuflichen Selbstständigkeit wie in der Vollselbstständigkeit nutzen.

Zeit- und ortsunabhängiges Arbeiten sind wohl die größten Vorteile einer Virtuellen Assistenz

Es gibt eine Punkte, die sich sowohl für die Assistenz selbst als auch für den Auftraggeber positiv auswirken. Neben dem zeit- und ortsunabhängigen Arbeiten fallen Betriebsstättenkosten und Sozialversicherungsbeiträge für den Kunden weg. Als VA kannst du selbst entscheiden, ob du den Auftrag annehmen möchtest. Oder ob der Kunde mit dir auf einer Wellenlänge schwimmt. Außerdem entscheidest du selbst, wie viele Stunden du wirklich arbeiten möchtest.

Gerade zu Beginn prasseln viele Informationen auf dich ein. Ich kann dich da sehr gut verstehen. Mir ging es 2018/2019 genauso. Auf der Suche nach einer nebenberuflichen Tätigkeit im Homeoffice (als Mama in Elternzeit damals noch), bin ich auf das Berufsfeld der Virtuellen Assistentin gestoßen. Und war sofort Feuer und Flamme.

Die Beiträge in den einschlägigen Facebookgruppen offenbarten mir als Neuling einige Fragezeichen:

  • Grafikprogramm?
  • E-Mail-Marketing?
  • technische Ausstattung?
  • Versicherungen?

Ach du lieber Himmel. Was davon brauche ich wirklich?

Meine Top 12 Liste der wichtigsten Dinge als Virtuelle Assistentin

Ich verbrachte Stunden, Tage und schließlich Wochen damit, mir alle Tools und Programme genau anzusehen und mich für eins zu entscheiden.
Damit du dir diesen Zeitaufwand nicht geben musst, habe ich dir meine Top 12 der wirklich wichtigsten Dinge für den Start als Virtuelle Assistenz zusammengetragen.
Und alle dieser Tools nutze ich auch heute noch. Eben weil sie einfach für mich einen enormen Mehrwert in meinem Geschäftsalltag bieten.

Dieser Artikel enthält Affiliatelinks. Das bedeutet: Ich erhalte eine kleine Provision, wenn du das Tool/das Produkt über meinen Link kaufst. Es kostet dich garantiert nicht mehr, wenn du diesen Link nutzt. Viel mehr unterstützt du mich damit, dass ich diesen Blog finanzieren und dir somit viele relevante Informationen für dein eigenes Marketing zusammentragen kann. Mein Dank gilt dir ewig <3.

Top 12 der wichtigsten Tools für den Start ins Online-Business

Ausstattung

Eine große Ausstattung ist gar nicht nötig, um als Virtuelle Assistenz zu starten. Ein Laptop (ich nutze aktuell diesen Acer*) reicht meiner Meinung erstmal völlig aus. Wichtig für mich war der 8 GB Arbeitsspeicher, damit der Rechner einigermaßen flüssig läuft. Daneben ist eine Webcam (ist oftmals im Laptop bereits drin, ich habe aktuell die Logitech C920 HD Pro) sowie ein gutes Headset (das verwende ich*) zu empfehlen.

Gerade für Neukundengespräche empfiehlt es sich, ein gutes Mikrofon und auch eine Kamera zu nutzen. Als Kamera kannst du die eingebaute Laptop-Cam nutzen oder du besorgst dir eine externe. Die Qualität ist oftmals höher, wenn du externe Geräte nutzt. Die Anschaffungskosten sind dafür wirklich überschaubar.

Eine weitere technische Ausstattung ist gar nicht nötig. Mit diesen 3  physischen Dingen kannst du bereits professionell arbeiten. Zu den digitalen Tools kommen wir später in diesem Artikel.

Datenschutzerklärung, AGB & Versicherungen

Datenschutz, AGB und Versicherungen sind wohl nicht die beliebtesten Themen, um die sich Selbstständige kümmern. Ich zähle mich da auch dazu. Dennoch ist es wichtig, sich darum Gedanken zu machen und gewisse Versicherungen (wie zum Beispiel eine Vermögensschadenhaftpflichtversicherung) abzuschließen. Die Exali-Versicherung hat hier eine Schadenshaftpflicht direkt auf die Bedürfnisse von Virtuellen Assistenten im Angebot.

Auch die Datenschutzerklärung und, wenn du möchtest auch die AGB, sind wichtige Elemente deiner Selbstständigkeit. Viele meiner Kolleginnen haben bei Lawlikes ihre Verträge erstellen lassen. Auch bietet Lawlikes einen Kurs an, bei dem du deine AGB selbst auf deine Bestimmungen anpassen kannst.

Buchhaltung & Geschäftskonto

Ein ganz wichtiges Element für deine Online-Business als Virtuelle Assistentin, ist ein Geschäftskonto. Der Vorteil hierbei: Deine Buchhaltung lässt sich für die Steuererklärung viel übersichtlicher gestalten. Alle betrieblichen Ausgaben laufen somit über das Geschäftskonto, dein privates Konto bleibt privat.

Ich habe seit Beginn ein kostenloses Geschäftskonto bei Kontist*

Kontist ist eine reine Onlinebank der Solaris AG. Das bedeutet, dass Ein- und Auszahlungen in bar nicht möglich sind. Wenn du allerdings die Premiumversion buchst, erhältst du ein physische Visa Business Card und kannst mit dieser an allen Automaten Bargeld abheben. In der kostenlosen Version (die ich nutze), erhältst du eine digitale Visa Business Card, die du für alle Online-Bezahlvorgänge nutzen kannst.

Ausschlaggebend für ein Konto bei Kontist war für mich, die kostenlose Führung des Geschäftskontos. Ein- und auch Auszahlung in bar sind für mich nicht notwendig. Ich arbeite komplett digital und online.

Ein weiterer Vorteil: Du kannst dein Konto innerhalb von 10 Minuten eröffnen. Einfach und bequem von zuhause. Die Verifizierung erfolgt über einen Videochat mit deinem Smartphone und deinem Personalausweis.

Kontist läuft über eine App. Die App ist kostenlos über den Play- und Apple-Store erhältlich. Was ich besonders praktisch finde: Auch in der kostenlosen Version erhältst du eine Push-Benachrichtigung, wenn du einen neuen Zahlungseingang auf deinem Konto hast.

Wenn du jetzt ein neues Geschäftskonto anlegen möchtest, dann nutze doch meinen Freundschaftslink. Wir beide (!) erhalten einen Bonus von je 50,- Euro.

Lexoffice für deine saubere Buchhaltung

Einen Tooltipp für Angebote und Rechnungen sowie deine Buchhaltung hab ich auch noch für dich: Lexoffice ist hier mein Produkt der Wahl.

Mit Lexoffice erfasse ich meine Belege und schreibe meine Rechnungen an meine Klientinnen.

Die Einrichtung des Account sowie auch das Erstellen der Rechnungen ist einfach und übersichtlich. Neben der Rechnungserstellung kannst du auch Angebote und Mahnungen erstellen.
 
Lexoffice macht es dir einfach: Du kannst direkt aus dem Programm deine Rechnungen per Mail an deine Kunden senden. Und auch deinem Steuerberater kannst du Zugriff auf deine Buchhaltung gewähren.
 
Monatlich zahle ich aktuell 7,90 Euro netto für das Tool. Wenn du damit noch deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen möchstest, solltest du das Programm upgraden. Die aktuellen Preise findest du auf https://www.lexoffice.de/.

Sichtbarkeit in der Online-Welt

Auch wenn du jetzt gerade erst startest, plädiere ich unbedingt für eine eigene Website. Ein großer Vorteil daran ist, dass du nicht abhängig von diversen Plattformen bist (z. B. von Social Media etc.) sondern dein Angebot und dich selbst so präsentieren kannst, wie es dir beliebt. Ich nutze dafür WordPress.

Meine Website hoste ich direkt über Netcup. Die eigenen Server stehen in Deutschland und auch der Kundensupport ist prima. Ich zahle unter 30 Euro pro Jahr für meine Website beim Anbieter netcup.*

Über Social Media kannst du deine Sichtbarkeit ebenfalls erhöhen. Eine Facebookseite wie auch ein Profil auf Instagram oder LinkedIn ist schnell und kostenlos erstellt. Um diese ansprechend zu bespielen, kannst du ganz einfach Grafiken mit Canva* erstellen. Canva ist ein in der Basisversion kostenloses Grafikprogramm und leicht verständlich. Ich nutze es für meine Arbeit täglich und erstelle alle Grafiken damit.

Helfer für deinen Business-Alltag

Das Zeiterfassungstool Toggl begleitet mich von Anfang an und ist in der kostenfreien Version absolut ausreichend. Das Tool gibt es als App als auch für die Offlinenutzung oder im Browser. Ich nutze es für das Tracken meiner Kundenprojekte und bin komplett zufrieden damit. Du kannst eigene Zeiträume festlegen und somit schnell ermitteln, wie viel Zeit du für welches Projekt gearbeitet hast. So lassen sich deine Rechnungen noch einfach schreiben.

Für Video Calls nutze ich ausschließlich Zoom. Sei es für Einzelgespräche als auch für meine Gruppencoachings ist das Tool wirklich gold wert. Zoom kannst du in der Basisversion kostenlos nutzen. Das ist gerade für den Einstieg ins Business sehr praktisch. Sessions zwischen zwei Teilnehmern können so unbegrenzt durchgeführt werden.

Als Virtuelle Assistentin wirst du haufenweise Zugänge und darunter auch vertrauliche Passwörter erhalten. Damit solltest du sehr sensibel umgehen. Starke Passwörter sind hier Pflicht. Ich nutze dafür einen Passwort-Manager, LastPass. Damit brauche ich mir nicht drölftausend Passwörter zu merken oder irgendwo unsicher zu notieren, sondern nur 1 Masterkennwort. Die restlichen Passwörter erstellt LastPass auf Wunsch selbst und den Anforderungen entsprechend sehr sicher.

Für das Management der Projekte nutze ich persönlich am liebsten Trello. Dieses Projektmanagementtool ist einfach zu bedienen und in der Basisversion kostenlos. Es gibt noch eine ganze Reihe anderer Tools, die das können, wie beispielsweise Meistertask und Asana.

Die 12 Tipps noch einmal zusammengefasst

Zur besseren Übersicht hab ich dir hier nochmal alle meine Tipps für den Start als Virtuelle Assistentin zusammengefasst:

  1. Die technische Arbeitsausstattung (Laptop, Webcam, Headset)
  2. Die Vermögensschadenhaftpflichtversicherung (z. B. bei Exali)
  3. Datenschutzerklärung und AGB
  4. Das Geschäftskonto (kostenlos bei Kontist)
  5. Das Buchhaltungsprogramm für deine Rechnungen (ich nutze Lexoffice)
  6. Deine eigene Website (z. B. mit WordPress)
  7. Hoste deine Website selbst (deutscher Anbieter: Netcup)
  8. Grafik-Tool: Canva
  9. Das Zeiterfassungstool (z. B. Toggl)
  10. Zoom für deine Video-Calls mit Kunden
  11. Dein Passwort-Manager (z. B. LastPass)
  12. Das übersichtliche Projektmanagement-Tool (z. B. Trello, Asana oder Meistertask).

Noch ein paar Buchempfehlungen für deinen Start als Virtuelle Assistenz

Du brauchst noch ein paar Lesetipps für den Start in deine Selbstständigkeit? Dann hab ich hier noch ein paar Empfehlungen, die mir die ersten Schritte in die Virtuelle Assistenz erleichtert haben. Es handelt sich hierbei nicht explizit um Bücher über das VA-sein sondern um die allgemeine Gründung einer Selbstständigkeit. Das sollte dich aber nicht abschrecken, denn ich konnte aus jedem Buch etwas für mich selbst mitnehmen 🙂

Einfach machen!: Der Guide für Gründerinnen*
In diesem Guide berichten 20 Frauen vom Start ihres Business. Ich empfand es als sehr inspirierend und nahm einige Ideen daraus mit. Außerdem ist es wunderschön illustriert (ich hab bereits einige Kinderbücher der Illustratorin <3) und das macht den Guide gleich noch ansprechender.

Erfolgreich als Frau: Durchstarten als Selbstständige*
Das ist Motivation pur! Das Buch ist ein Leitfaden in Richtung Selbstständigkeit und zeigt auf, was einen erwarten kann. Gute Tipps und sehr schön geschrieben.

Fazit für deinen Start als Virtuelle Assistenz

Aller Anfang ist schwer… So sagt man das zumindest. Der Einstieg ins Online-Business als Virtuelle Assistenz muss aber nicht steinig sein. Wenn du die richtigen Tools für dich auswählst, erleichtern diese dir den Einstieg. Meine 12 Tipps sind alle praxiserprobt seit 2019 und unterstützen mich weiterhin in meinem Business-Alltag.

Wenn dir dieser Beitrag weitergeholfen hat, würde ich mich sehr freuen, wenn du ihn mit deiner Social Media Community teilst. Mein Dank ist dir sicher 🙂

Folgst du mir schon auf Instagram?

Lisas Letter - Werde Teil der Gang - Newsletter Lisa Hutschenreuter Social Media Marketing Management Virtuelle Assistentin

Bleib‘ doch noch etwas…

und komm in die Lisas Letter Gang! Du erhältst regelmäßig eine persönliche E-Mail von mir. Vollgepackt mit Tipps und Tricks für dein persönliches Instagram Marketing!

Als kleines Dankeschön gibt’s umgehend nach deiner Anmeldung noch ein kleines Goodie dazu!

Worauf wartest du noch?

Lisa Hutschenreuter

Hi, ich bin Lisa. Texterin und Content Creator. In meinem Blog teile ich meine Tipps für gelungenes Content Marketing, neue Ideen für Instagram und Wissenswertes rund um die Selbstständigkeit (explizit für Frauen).