Wie du dich als Virtuelle Assistenz selbstständig machst: 5 Basics für den Start in die Selbstständigkeit

Wie du dich als Virtuelle Assistenz selbstständig machst: 5 Basics für den Start in die Selbstständigkeit

Im Homeoffice arbeiten: Selbstständig als virtuelle Assistenz

Es war eines Abends im Jahr 2018. Meine Tochter war gerade 1,5 Jahre alt und ich noch in Elternzeit. In mir kribbelte es aber schon einige Zeit. Ich wollte wieder arbeiten. Etwas tun, wofür ich auch bezahlt werde. Um es der Familienkasse beizusteuern. Und natürlich bestenfalls im Homeoffice.

Ich weiß noch ganz genau, dass ich auf Pinterest über einen Pin gestolpert bin, der mir visualisierte: Als virtuelle Assistenz im Homeoffice arbeiten – So funktioniert’s! Meine ersten Gedanken:

„Was ist denn eine virtuelle Assistenz?“

„Kann ich das auch?“

„Ist dafür wirklich genug Bedarf?“

Ich wühlte mich wochenlang durch Pinterest, Google und Facebookgruppen. Es gab tatsächlich noch nicht viel Input zu diesem Thema im deutschsprachigen Raum. Je mehr Input ich bekam, desto klarer wurde mir, dass das genau mein Ding war.

Im Sommerurlaub fasste ich dann den Entschluss, dass ich mich (nebenberuflich) selbstständig mache. Das war 2019. (Ja, ich ließ mir etwa 6 Monate Zeit, bis ich den Mut fand….). Und August 2019 ging es rasant weiter.

Mittlerweile habe ich mich auf Texte und Instagram Content spezialisiert. Ich sehe mich mittlerweile nicht mehr als VA, denn für mich passt die Berufsbezeichnung „Texterin“ und „Content Creator“ aktuell besser.

Dennoch möchte ich dir in diesem Blogartikel zeigen, wie du in die (nebenberufliche) Selbstständigkeit als virtuelle Assistenz starten kannst und was zu Beginn essentiell ist.

Virtuelle Assistenz Selbstständigkeit starten

Schritt 1: Dein Mindset "Ja, du kannst es schaffen!"

Ich glaub dir sofort, wenn du aktuell noch am Zweifeln bist, ob dieser Beruf und der große Schritt in die Selbstständigkeit wirklich das Richtige für dich ist. Und gleichzeitig kann ich dich auch beruhigen. Denn: Du entscheidest selbst,

  • ob du nebenberuflich startest oder direkt den Sprung in die hauptberufliche Selbstständigkeit wagst.
  • welche Dienstleistungen du anbietest.
  • mit wem du arbeitest.
  • von welchem Ort oder Platz aus du arbeitest.
  • und wie du deine Arbeitszeiten gestaltest.

Das sind die richtig großen Vorteile an einer (nebenberuflichen) Selbstständigkeit. Aber ich weiß auch, dass dieser Schritt einiges an Mut braucht. Bei mir waren es über 6 Monate mit Hochs und Tiefs á la „Ich mach das jetzt“ und „Boah, ne…. Ich kann ja eh nichts, was gebraucht wird.“ Selbstzweifel in Perfektion.

Ehrlich: Alle (und ja: alle!) Selbstzweifel waren unbegründet.

Für deinen ersten Schritt in die virtuelle Assistenz brauchst du Mut und auch etwas Durchhaltevermögen. Mehr nicht. Alles andere kannst du lernen. Und das wirst du auch.

Reminder: Sei mutig! Du kannst es schaffen, wenn du dranbleibst!

Schritt 2: Gewerbe anmelden als Virtuelle Assistenz

Dein Wunsch steht fest: Du willst als virtuelle Assistenz starten. Herzlichen Glückwunsch. Dann heißt es jetzt für dich: Ab auf’s Gewerbeamt und deinen Gewerbeschein beantragen.

Hier musst du deine Adresse sowie Angaben zu deiner Tätigkeit machen. Einige Ämter hinken bei der Bezeichnung „Virtuelle Assistenz“ hinterher. Auch der Mitarbeiter in meinem Bezirk verstand nicht so recht, was ich eigentlich mache. Wir einigten uns auf die Umschreibung „Schreibbüro

In einigen Facebookgruppen stolpere ich öfter über die Frage, ob der Beruf der virtuellen Assistenz zu den sogenannten Freiberuflern zählt. Meiner Einschätzung nach zählt er definitiv nicht dazu. Um dich rechtssicher abzusichern, empfehle ich dir, diese Frage auch mit deinem:r Steuerberater:in zu besprechen.

Alternativ habe ich auch die Erfahrung gemacht, dass die Mitarbeiter:innen in den Finanzämtern nicht beißen, sondern freundlich Auskunft geben. Ruf lieber nicht (!) auf der Hotline an. Lass dich direkt mit deinem zuständigen Referat verbinden. Erfahrungsgemäß können dir die Sachbearbeiter:innen besser Auskunft geben. Häufig stehen die Ansprechpartner:innen auch auf deinem letzten Steuerbescheid.

Schritt 3: Welche Dienstleistungen für den Start in die Virtuelle Assistenz geeignet sind

Als virtuelle Assistenz bist du fast komplett frei in deinem Leistungsangebot. Gerade am Anfang brauchst du dich auch noch gar nicht super spitz zu positionieren. Viel wichtiger ist es meiner Meinung nach, dass du dich erstmal in die Selbstständigkeit rein findest und dir klar darüber wirst, welche Dienstleistungen du anbieten möchtest.

Klassische Dienstleistungen, die du zu Beginn anbieten kannst:

  • Backoffice (administrative Aufgaeben, Anruf- und E-Mail-Bearbeitung, Kundenkorrespondenz, Datenerfassung, Datenrecherche etc.)
  • Persönliche Assistenz (persönliche Terminkoordination, Postfachbetreuung, Terminerinnerungen etc.)
  • Eventplanung (Vorbereitung wie Raumsuche und -buchungen, Unterstützung bei der Durchführung – auch bei Online-Veranstaltungen, Hotelbuchungen)
  • Podcast-Service (Schneide, bearbeite und lade die Folgen entsprechend hoch. Auch Zusammenfassung als Blogartikel möglich)
  • Unterstützung im Social Media Bereich (Recherche von Ideen, Hashtags oder neuen Zielgruppen)

Nicht für jede Dienstleistung brauchst du direkt eine Ausbildung, Weiterbildung oder gar ein Studium. In einigen Bereichen zählt die Erfahrung (vielleicht aus deiner vorherigen Tätigkeit) oft mehr. Ich kann dir versichern: Mich hat noch nie eine Auftraggeberin (ich arbeite nur für Frauen) nach meinem Zertifikat meiner Weiterbildung zur Social Media Managerin bei der IHK gefragt 😉

Gegen die eigene Weiterbildung spricht jedoch nie etwas. Die beste Investition in deiner Selbstständigkeit, ist das Investieren in dein Wissen. Bilde dich in den Bereichen intensiv weiter, die du langfristig auch anbieten möchtest.

Meine Weiterbildungen und Online Kurse waren unter anderem der Social Media Manager bei der IHK, Kurse rund ums Texten und auch für Instagram hab ich 2019 einen Kurs gemacht. Und auch in meinem Regal stapeln sich mittlerweile jede Menge an Fachliteratur. Hier findest du meine Lieblingkurse und Fachbücher, die ich in den letzten Jahren absolviert und gelesen habe.

Schritt 4: Trau dich, sichtbar zu werden

Mein Onlinekurs „Mach dich sichtbar“ heißt nicht so, weil mir nichts besseres eingefallen ist. Er spiegelt in 3 einfachen und verständlichen Worten wieder, was im Marketing wichtig ist: Die eigene Sichtbarkeit.

Damit Kund:innen auf dich aufmerksam werden, liegt es zuerst in deiner Hand, dich selbst zu zeigen. Die Welt darf erfahren, dass es dich und deine Leistung gibt.

Diese Möglichkeiten gibt es:

  • Erzähle jedem in deinem Umfeld, dass du jetzt selbstständig arbeitest – und was du anbietest. Oft ergeben sich hier schon erste Aufträge.
  • Erstelle eine Website (oder lass eine erstellen).
  • Entscheide dich für eine Social Media Plattform. Ob  LinkedIn oder Instagram ist zweitrangig. Wichtig bei der Auswahl: Hast du selbst Spaß auf der Plattform und ist deine Zielgruppe dort vertreten? 
  • Veröffentliche kontinuierlich Content auf deiner gewählten Plattform (Kleine Hilfestellung: Hier findest du 80 Design-Vorlagen für virtuelle Assistentinnen, die dir helfen, einen harmonischen Feed zu kreieren).
  • Schreibe regelmäßig Blogartikel. So wirst du über Google leichter gefunden, da viele User erstmal nach der Lösung eines Problems suchen werden – statt direkt nach einer Virtuellen Assistenz. (Dir liegt das Schreiben von Blogartikeln nicht? Schreib mir eine Nachricht, ich texte für dich!)
  • Gerade zum Start können dir Facebookgruppen auch behilflich sein, wenn es um Aufträge geht.
  • Bau dir ein Netzwerk auf! Nichts ersetzt ein richtig gutes Netzwerk, in dem sich gegenseitig für die Expertengebiete empfohlen wird. (Hier geht’s zur VA Meet-up Gruppe von Barbara, Bianca und mir).

Schritt 5: Die richtige Preiskalkulation als Virtuelle Assistenz

Die richtige Kalkulation deiner Preise ist auch für deinen wirtschaftlichen Erfolg entscheidend. Wenn du zu knapp kalkulierst, wirst du unter Umständen keine Gewinne einfahren oder dich so abarbeiten, dass Freizeit nicht mehr möglich ist.

Bedenke bei der Preisfindung, dass du in der Selbstständigkeit für dich selbst verantwortlich bist. Du trägst deine Versicherungsbeiträge (z. B. Krankenkasse, private Rentenversicherung, Betriebshaftpflicht etc.) selbst. Gleichzeitig wirst du nicht bezahlt, wenn du krank bist und Urlaub hast. Auch die Einkommenssteuer solltest du in der Kalkulation berücksichtigen. Pauschal und grob überschlagen, kannst du davon ausgehen, dass ca. 50% deiner Einnahmen (ohne Umsatzsteuer) für Versicherungsbeiträge und Steuerrücklagen ausmachen.

Paketpreis oder Stundensatz? Was ist besser?

Diese Frage ist genauso individuell zu beantworten, wie die Frage nach dem persönlichen Stundensatz. Im Grunde gibt es nicht DIE Lösung für jede.
Wenn du eine Dienstleistung anbietest, bei der du die Stunden vorab gut abschätzen kannst, bietet sich der Paketpreis an. Nehmen wir an, dass du die Erstellung von Präsentationen oder Workbooks übernimmst. Du weißt, dass du in der Regel 10 Minuten pro Seite benötigst, um diese zu gestalten. Nun kannst du diesen Zeitaufwand auf die gewünschte Seitenanzahl hochrechnen (und kalkulierst noch einen kleinen Zeitpuffer für eine Korrekturschleife ein).

Ein Beispiel für die Stundensatzabrechnung ist beispielsweise die Bearbeitung von Postfächern. Fällt der Aufwand unterschiedlich hoch aus, ist es sinnvoll, auf Stundensatzbasis abzurechnen.

Was ist der Durchschnittspreis einer virtuellen Assistentin?

Einen einheitlichen Stundensatz wirst du im Netz nicht finden. Die Preisspanne reicht von 35 Euro bis weit über 90 Euro pro Stunde. Je spezialisierter du in einem Gebiet bist, desto höher kannst du deinen Preis ansetzen.
Bedenke dabei, dass bei einem hohen Stundensatz auch das Ergebnis stimmen muss. Für die reine Bearbeitung von Backoffice-Aufgaben (Postfachbearbeitung etc.) wirst du weniger verlangen können als für das Aufsetzen einer E-Mail-Automation in ActiveCampaign.

Als virtuelle Assistentin Geld von zuhause aus verdienen

Butter bei die Fische: Ist es also wirklich möglich von Zuhause aus Geld als Virtuelle Assistenz zu verdienen? Ich sage: Ja! Wenn du Ehrgeiz, Ausdauer und die Energie mitbringst, dich in neue Bereiche einzuarbeiten. Hab Spaß dabei, genieße die Vorteile, die dir eine (nebenberufliche) Selbstständigkeit bietet und entdecke neue Eigenschaften an dir.

Mit meinen 5 Tipps für den Start als VA bist du auf einem guten Weg, dir ein Standbein im Netz aufzubauen.

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Lisa Hutschenreuter

Hi, ich bin Lisa. Texterin und Content Creator. In meinem Blog teile ich meine Tipps für gelungenes Content Marketing, neue Ideen für Instagram und Wissenswertes rund um die Selbstständigkeit (explizit für Frauen).

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