Als Virtuelle Assistenz mit Kunden zusammenarbeiten: Red Flags

zuletzt aktualisiert am 25.02.2024

Als Virtuelle Assistenz arbeiten: Red Flags in der Zusammenarbeit mit Kunden

Die innerlichen Alarmglocken starten ganz leise und werden immer lauter… Das Bauchgrummeln kannst du irgendwann nicht mehr ignorieren. Und dann ist die Gewissheit da: Du hast da gerade einen Kunden mit einer Red Flag vor dir sitzen…

Hey, falls du dich gerade in dieser Situation befindest: Du bist nicht daran schuld! Das passiert uns allen mal. Ich hab das schon durch, genauso wie zig andere.

Damit du beim nächsten Mal schon die ersten Anzeichen von potenziellen Kunden, die garantiert nicht deine Lieblingskunden werden, erkennst, habe ich in meiner Community nachgefragt. Dabei herausgekommen ist diese Liste mit einigen Red Flags, die ich selbst oder meine Community erlebt haben.

Wie immer gilt: Sie ist natürlich nicht vollständig und trifft auch nicht auf jeden Kunden zu. Der Großteil unserer Kunden als Social Media VAs sind wunderbar, ehrlich und auf einer Augenhöhe mit uns. Und ich bin dankbar dafür, dass ich so tolle Kundinnen habe, mit denen ich nun schon über mehrere Jahre hinweg arbeite.

Kunden Red Flags: Mit diesen Kunden willst du garantiert nicht zusammenarbeiten!

„Das geht ja schnell und ist easy. Normalerweise könnte das auch mein 8-jähriger Sohn machen…“
Hier wird ganz klar die angebotene Dienstleistung klein geredet. Und damit versucht, den Stundensatz zu drücken. Natürlich gibt es diverse Tätigkeiten, für die man nun mal keinerlei tiefgründigen Kenntnisse besitzt. Wenn du aber diese Aussage für einen Service, der fundiertes Know-how erhältst, darfst du (dankend) ablehnen.

„“Wir müssen uns unbedingt austauschen!“. Auf diverse Möglichkeiten folgt keine Reaktion. Und Wochen später wieder die Mail: “Wir müssen uns dringend austauschen”“
Diese Aussage impliziert, dass der Kunde keine Entscheidung treffen kann. Er würde gerne, kommt aber nicht in die Pötte. Weil er vielleicht kalte Füße bekommt oder er schlicht nicht seine Aufgaben priorisieren kann. Auf Dauer ist das eine ziemlich unbefriedigende Zusammenarbeit, die dich viele Nerven (und Zeit!) kosten kann.

„Wenn du für uns unbezahlt arbeitest, darfst du unser Mentoring kostenfrei machen.“
Diese Red Flag ist ein absolutes No-Go für mich. Grundsätzlich ist der Tausch von Dienstleistungen eine smarte Lösung, gerade wenn du am Anfang stehst (Achtung: Hier muss ggf. trotzdem ein Nachweis für die Steuer erfolgen – Verbindliche Informationen erhältst du von deinem Steuerberater). Für Virtuelle Assistentinnen, die aber schon einige Zeit auf dem Markt sind und mit ihrer Expertise punkten können, ist diese Aussage schlicht unmöglich. Schließlich willst du deinen Lebensunterhalt bestreiten und nicht zig Coachings absolvieren, die dir keinen Cent bringen.

Gedanke eines potenziellen Red Flag Kunden: „Eigentlich hab ich kein Geld, aber dein Wissen zapf ich mal trotzdem an und verwickle dich im Erstgespräch so tief, dass daraus ein Gratis Strategiegespräch wird.“
Geschickt eingefädelte Gespräche… Jede von uns VAs kennt das bestimmt. Gerade wenn man noch unerfahren in Erstgesprächen ist. Und ich finde das auch völlig verständlich: Schließlich möchtest du den Auftrag erhalten und denkst, mit vielen Tipps und Lösungen in einem Erstgespräch schon einmal zu punkten. Leider meinen es nicht alle Kunden ernst mit dir und deinem Angebot und nutzen solche Erstgespräche, um an kostenlose Tipps heranzukommen. Im Anschluss melden sie sich leider nie wieder auf dein Angebot bzw. Nachfrage…

Die erste Rechnung wird verspätet oder gar nicht bezahlt.
Wer deine Leistung bereits bei der ersten Rechnung nicht pünktlich vergütet, wird auch zukünftig immer wieder verspätet (oder im schlimmsten Fall) gar nicht bezahlen. Ich umgehe mittlerweile diese Red Flag, in dem ich die erste Rechnung im Voraus stelle und eine 50% Anzahlung erhebe. Funktioniert bei mir einwandfrei und Zahlungsausfälle hatte ich seitdem nicht mehr *toitoitoi*.

„Ja, ich brauche dich in allen Dienstleistung. Aber dein Stundensatz ist mir zu teuer. Der Ball liegt bei dir. Mach mir mal ein günstigeres Angebot.“
Ja, die guten alten Preisdrücker. Die Facebookgruppen sind voll davon! Viel erwarten und wenig bezahlen. Ich persönlich verhandle meine Preise nicht. Ich gehe ja auch nicht in den Supermarkt und erwarte einen Rabatt von 20%, weil ich wöchentlich dort einkaufe. Schließlich lasse ich mir nicht nur meine Zeit bezahlen, sondern auch die Expertise, die ich mir über Jahre hinweg aufgebaut habe und (!) die Ergebnisse und den Nutzen, den der Kunde durch meine Leistung bringt (z. B. mehr freie Zeit für ihn, mehr Follower, mehr Newslettereintragungen etc.)

Angebote in FB-Gruppen ähneln einer Stellenanzeige für die Festanstellung.
Achtung: Manche verwechseln eine selbstständige VA mit einer Festangestellten… Ich wurde beispielsweise einmal in einem Erstgespräch gefragt, wie oft ich denn krank bin. Natürlich hat das in keinem Bewerbungsgespräch sowie Erstgespräch etwas zu suchen. Ich empfand das als sehr dreist, eine Selbstständige so eine Frage zu stellen. Die Zusammenarbeit kam natürlich nicht zustande.

Potenzielle Kunden erscheinen unpünktlich oder ohne Absage zu Erstgesprächen bzw. vereinbarten Terminen.
Unpünktlich zu sein, ohne Bescheid zu sagen, ist schon dreist. Gar nicht erst Erscheinen ohne abzusagen, ist ein Grund, um nicht zusammenzuarbeiten. Das zeugt von Unzuverlässigkeit und fehlender Wertschätzung dir gegenüber als Dienstleisterin. Schließlich wartest du zum vereinbarten Termin und kannst in dieser Zeit nicht für andere Kunden arbeiten.

Sie halten Deadlines nicht ein und machen dich dann verantwortlich, wenn Projekte nicht rechtzeitig fertig gestellt werden können.
Setze klare Grenzen. Bestenfalls schon vor der Zusammenarbeit. Ich gebe die Linie in meinen Onboardingunterlagen klar vor. Wer nicht pünktlich liefert, darf nicht erwarten, dass ich pünktlich den Content erstellen kann. Kunden verstehen zu Beginn oftmals nicht, dass wir für mehrere Kunden arbeiten und unseren Arbeitstag sehr gut strukturieren müssen.
Mein Tipp: Gib ihm den Prozess klar vor. Missachtet er diese Vorgabe, wirst du auf Dauer wohl nicht glücklich mit ihm als Kunden.

Meine Erfahrungen aus 5 Jahren Online Business als Virtuelle Assistenz für Social Media

Ich führte die ersten Jahre einige Erstgespräche, aus denen sich im Nachhinein keine Zusammenarbeit entwickelte. Weil die Ansichten dann doch unterschiedlich waren, weil sie sich nicht mehr auf mein Angebot zurückgemeldet haben oder weil eine Red Flag über ihnen schwang…

Und das raubte mir wirklich viel Zeit. Da gingen einige E-Mails, die vorab hin und her geschickt wurden zwecks einem passenden Termin raus plus zusätzlich die Vorbereitung auf das Gespräch (ich prüfe sämtliche Online Auftritte), das Gespräch selbst und die Nachbereitung inklusive Angebotserstellung. Ich war locker 60 Minuten beschäftigt. Je voller mein Terminkalender wurde, desto nerviger waren solche Erstgespräche, die ich zusätzlich unterbringen musste.

Ich krempelte deshalb mein Angebotsportfolio um. Alle Anfragen, die bei mir eingehen, erhalten seitdem eine Mail mit meinem Angebotsportfolio, in dem alle wichtigen Details über mein Angebot und eine potenzielle Zusammenarbeit stehen. Zusätzlich gibt es nur darin den Link zu meinem Kalender, über diesen sich potenzielle Kunden einen Termin für das Erstgespräch buchen können.

Das hat meinen Prozess für Neukunden super erleichtert und kommt auch bei meinen Kunden gut an. Denn sie wissen somit gleich, was sie erwartet.

Hier findest du mein dreiteiliges Template-Set für dein Angebotsportfolio – oder du holst dir direkt das Toolkit-Bundle mit Angebotsportfolio, Onboarding & Stundensatzkalkulator.

Kunden gewinnen & Zusammenarbeit mit Kunden als Virtuelle Assistenz

Lass dich von den oben genannten Red Flags bitte nicht abschrecken, als Virtuelle Assistenz zu starten. Die meisten Kunden sind wunderbar und schätzen die Arbeit, die du für sie erledigen wirst. Mein Rat an dich: Spezialisiere dich (zumindest nach außen hin) auf einen konkreten Bereich (z. B. Social Media Management, E-Mail-Marketing, Launchbegleitung, SEO etc.). Damit wirst du es dir selbst leichter machen, die richtigen Kunden zu gewinnen. Wenn du erstmal für sie arbeitest, kannst du intern immer noch eine Backoffice-Aufgabe erledigen, wenn sie mehr Unterstützung von dir benötigen.

Zwei weitere Aspekte, die für eine Spezialisierung sprechen: Du kannst deinen Stundensatz anheben und wirst im Netzwerk weiterempfohlen, wenn du ganz klar deine Dienstleistung nach außen präsentierst.

Wenn Social Media deine Nische der Wahl sein soll: Trag dich hier unverbindlich auf die Warteliste für die nächste Runde im VA-Mentoring “Social Media Assistant” ein.

Und was, wenn doch mal eine Red Flag während der Zusammenarbeit auftritt?

Ganz ausschließen, dass sich Kunden während einer Zusammenarbeit mit Red Flags schmücken, können wir natürlich nie. Falls sich ein angenehmer Kunde plötzlich zum Horrorkunden entwickelt, liegt es an dir, ob du noch mit ihm zusammenarbeiten möchtest.

Suche das Gespräch, vielleicht war eine einmalige Situation auch nur einem äußeren Umstand geschuldet. Keine Einsicht oder gar mehrmaliges Wiederholen? Dann hast du jederzeit das Recht, die Zusammenarbeit zu beenden (achte darauf, was in deinem Angebot oder im Vertrag steht!).

Aus Erfahrung kann ich dir sagen: Es werden immer wieder neue Kunden auf dich hinzukommen. Hab keine Angst, eine Zusammenarbeit abzulehnen oder zu kündigen, wenn du Bauchschmerzen hast. Du bist selbstständig als Virtuelle Assistenz und entscheidest selbst, mit wem du zusammenarbeitest (und mit wem nicht).

Den Deep Dive für die reibungslose Zusammenarbeit zwischen Kunde und VA gibt es im VA-Mentoring “Social Media Assistant”. Die nächste Runde startet am 01. Mai 2024. Hier geht’s zur Warteliste.

Du hast noch eine Red Flag, die unbedingt in die Auflistung gehört? Schreibe mir eine Nachricht oder einen Kommentar und ich nehme sie gerne in diesen Artikel mit auf.