Wie du erfolgreich als Virtuelle Assistenz arbeitest

Du bist frisch auf das Berufsfeld der Virtuellen Assistenz gestoßen oder möchtest deinen Arbeitsalltag als Virtuelle Assistenz optimieren und besser strukturieren? Die Menge an Online Tools für Virtuelle Assistent:innen ist groß und umfangreich. Kein Wunder, wenn du zu Beginn überfordert bist und nicht weißt, welches Tool wirklich für dich als Virtuelle Assistenz sinnvoll ist, um effizient und effektiv damit zu arbeiten.

Mir ging es beim Start in das Online Business als Virtuelle Assistenz auch so: Ich war komplett überfordert von dem Angebot an Tools und den verschiedenen Möglichkeiten. Projektmanagement Tools, Website, Zeiterfassung, Social Media Tools und und und…

Das Durchtesten hat Zeit und Nerven gekostet. Die Einarbeitung in die unterschiedlichsten Tools ist nicht nur zeitintensiv, sondern kann auch ganz schön ins Geld gehen. Denn während ich mit Schweißperlen über sämtlichen Tools saß, hätte ich in dieser Zeit produktiv für Kund:innen arbeiten können.

Deshalb möchte ich dir mit diesem Artikel meine liebsten Tools für Virtuelle Assistenzen vorstellen, mit denen ich sehr gerne arbeite. Alle Tools nutze ich entweder für mein eigenes Business oder aber in der Zusammenarbeit mit meinen Kundinnen. Teilweise handelt es sich um Freeware, andere Tools sind kostenpflichtig. Die meisten Tools bieten mindestens eine kostenlose Testphase an, so dass du dich erstmal an das Programm herantasten kannst, um zu schauen, ob ihr beide auf einer Wellenlänge schwimmt.

tipps und tools für virtuelle assistentinnen

Transparenz-Hinweis: Dieser Artikel enthält Affiliatelinks zu Produkten, von denen ich 100%ig überzeugt bin.

Buchhaltung first: Rechnungen schreiben als Virtuelle Assistenz

Rechtskonforme Rechnungen zu schreiben, war eine der wichtigsten To Do’s auf meiner Liste beim Start in die Virtuelle Assistenz. Und auch meine Buchhaltung wollte ich von Beginn an lückenlos führen, um Nachzahlungen oder Fehler zu vermeiden. 

Meine Tool-Empfehlung für die Buchhaltung: Lexoffice

Du kannst deine Einnahmen-Überschuss-Rechnung direkt über Lexoffice an das Finanzamt übermittlen, deinem Steuerberater Zugriff auf deine Unterlagen gewähren und natürlich Angebote, Lieferscheine, Rechnungen und Mahnungen schreiben. 

Tools für dein Projektmanagement

Projektmanagement Tools sind für die eigene Arbeitsorganisation hilfreich und auch die Zusammenarbeit mit Kund:innen erleichern diese Tools enorm. Anfallende To Do’s, Checklisten, Projektinhalte, Projektverantwortliche und vieles mehr kannst du mit Projektmanagement Tools auflisten und verteilen. Gerade in größeren Teams werden diese Tools gerne genutzt.

Meine Tool-Empfehlung für dein Projektmanagement: Trello & Meistertask

Beide Tools sind in der Basisversion kostenfrei. Ich arbeite mit beiden Tools in der kostenlosen Variante und komme damit wunderbar aus. Trello ist bunter und lebendiger als Meistertask, bietet aber auch die gleichen Möglichkeiten wie Label, Aufgabenzuordnung, Fälligkeit etc. 

Zeiterfassung als Virtuelle Assistenz

Die eigene Arbeitszeit zu erfassen, ist nicht nur sinnvoll (und nötig, wenn du auf Stundenbasis arbeitest), sondern hilft dir auch, nicht in einen Work-Overload zu verfallen. Behalte daher deine Arbeitszeiten immer im Blick und tracke sie mit. Das hilft dir zum Beispiel auch bei der Paketkalkulation für deine Dienstleistungen, da du mithilfe deiner Aufzeichnungen deinen Zeitaufwand abschätzen kannst.

Meine Tool-Empfehlung für die Zeiterfassung als Virtuelle Assistenz: Toggl

Toggl nutze ich selbst seit mehreren Jahren in der kostenlosen Variante. Diese ist völlig ausreichend, um Kunden, Projekte und Gruppen anzulegen. Du kannst deine Zeiten tracken und den jeweiligen Kunden und Projekten zuordnen und anschließend als PDF oder JPG exportieren, um die Übersicht deinen Rechnungen beizulegen. 

Digitale Grafiken erstellen als Virtuelle Assistenz

Fragst du dich auch, wie all diese wunderschönen Grafiken auf Instagram, Facebook oder LinkedIn erstellt werden? Ich habe gute Nachrichten für dich: Du brauchst dafür keine Photoshop- oder InDesign-Kenntnisse. Mit Canva, einem Online-Design-Tool, erstellst du Social Media Grafiken, Workbooks, Visitenkarten, Flyer und vieles mehr. 

Meine Tool-Empfehlung für die Designerstellung als Virtuelle Assistenz: Canva

Canva kannst du bereits in der kostenlosen Variante ausgiebig nutzen und damit herumexperimentieren. Wenn du tiefer eintauchen möchtest, empfehle ich dir, die Pro-Version zu buchen. Aktuell kostet diese ca. 100 Euro im Jahr, die sich absolut lohnen. 

Ein wichtiger Hinweis, wenn du für Kund:innen mit Canva arbeitest:

Du darfst mit deiner Pro-Version keine Designs und Elemente, die nur für die Pro-Version verfügbar sind, für deine Kund:innen erstellen. Die kostenfreie Datenbank kannst du bedenkenlos nutzen.
Noch besser: Deine Kund:innen laden dich in ihr Team ein (ab der Pro-Version möglich). So könnt ihr beide an Designs arbeiten und seid sicher in Bezug auf die Verwendungsmöglichkeiten für kommerzielle Zwecke.

Erstelle digitale Produkte als Virtuelle Assistenz

Als Virtuelle Assistenz bist du häufig für ziemlich viele Projekte zuständig. Gerade wenn du für Online Unternehmer:innen arbeitest, kommst du um digitale Kursplattformen nicht drumherum. Auch du als Virtuelle Assistenz kannst eigene Produkten und Kursen passive Einnahmen erzielen und so deinen Umsatz steigern.

Meine Tool-Empfehlungen für digitale Produkte und Onlinekurse: Elopage & Coachy

Elopage ist die All-in-one-Lösung für alle Online Business Preneure. Mit Elopage kannst du nicht nur digitale Produkte automatisch ausliefern lassen, sondern auch ganze Onlinekurse und Memberships aufbauen. Elopage übernimmt auf Wunsch auch die Zahlungsabwicklung und bietet einen sehr freundlichen und zügigen Support. In der Elopage Academy findest du einige (kostenlose) Kurse, die dir helfen werden, dich in Elopage fit zu machen, damit du deine Kunden (und deine eigenen Projekte) erfolgreich betreuen kannst.

Coachy ist eine Kursplattform, auf der du deine Memberships und Onlinekurse professionell aufsetzen kannst. Die Zahlungsanbieter Digistore und Copecart lassen sich mit Coachy verbinden, so dass du auch hier eine automatisierte Zahlungsabwicklung hast und dir somit Zeit und Aufwand deiner Buchhaltung sparst.

E-Mail-Marketing Tools als Virtuelle Assistenz

E-Mails sind nicht out! Deshalb sind Newsletter und das E-Mail-Marketing unfassbar wichtig, wenn es um das Aufbauen einer Fangemeinschaft und dem anschließenden Verkauf von Produkten, Dienstleistungen und Kursen geht.

Als Virtuelle Assistenz kannst du das E-Mail-Marketing für deine Kund:innen übernehmen – und natürlich auch selbst einen Newsletter starten, um so potenzielle Kund:innen von dir als VA zu überzeugen.

Meine Tool-Empfehlung für dein E-Mail-Marketing: ActiveCampaign & Klicktipp

Ich selbst arbeite seit über 2 Jahren mit ActiveCampaign. Hier gibt es leider keine kostenlose Variante, das kleinste Paket liegt bei ca. 10 Euro im Monat. ActiveCampaign staffelt die Preise nach der Anzahl der Abonnenten. Das bedeutet für dich, dass du bei einer kleinen Liste auch nicht viel zahlen musst. Tolle Features wie Automationen und mehrere Listen sind im Preis enthalten.

Für meine Kund:innen arbeite ich auch mit dem Tool Klicktipp. Auch hier sind die Preise nach Abonnenten und Supportwünschen gestaffelt. Mit einem Jahresabonnement kannst du kräftig sparen. Klicktipp ist auf deutschen Servern gehostet, was aufgrund der DSGVO ein großer Vorteil ist. Der Support bei Klicktipp ist schnell und hilft dir bei jedem Problem sehr kompetent weiter. Ich durfte das bereits mehrfach für meine Kundinnen testen ;-).

Klicktipp bietet dir zwei kostenlose Schulungen an, in denen du einiges über das E-Mail-Marketing im Online Business lernst und auch direkt anwenden kannst. 

Hier kannst du dich kostenfrei anmelden: „Großes Marketing. Für kleine Unternehmen“ und die Masterclass „DSGVO als Wachstumsturbo“

Planungstools für Social Media

Planungstools für Instagram, Facebook und LinkedIn gibt es inzwischen wie Kieselsteine am Strand in Kroatien… Ich möchte dir hier einen kleinen Überblick geben, mit welchen Tools ich super gerne arbeite.

Planoly - Das Tool für Instagram und Pinterest

Planoly nutze ich schon lange für das Vorausplanen der Beiträge auf Instagram. Die kostenlose Variante reicht mir bislang aus, denn Solo-Beiträge und Karussells lassen sich darüber einfach planen. Für Reels und Stories benötigst du die Bezahlversion. 

Meta Business Suite (ehemals) Creator Studio von Meta

Meta bietet seinen Creatorn ein hauseigenes Planungstool für Facebook und Instagram an: Die Meta Business Suite – früher Creator Studio genannt.

Hier kannst du sämtliche Inhalte (Bilder, Reels, Videos) zeitlich vorplanen und automatisiert ausspielen lassen.

Die Meta Business Suite ist kostenlos. 

Wenn du für deine Kund:innen das Einplanen auf Instagram und Facebook übernimmst, können sie dich als Redakteur hinzufügen. Damit könnt ihr gemeinsam den Content einplanen, einsehen und bearbeiten. Auch die Insights der jeweiligen Accounts bekommst du so angezeigt und kannst die Zahlen für die Aufbereitung eines Reportings nutzen. 

Wenn du lernen möchtest, wie du das Social Media Management als Virtuelle Assistenz erfolgreich anbietest, ist das VA-Mentoring „Social Media als Dienstleistung“ genau das Richtige für dich. Hier geht’s zur Warteliste.

Hootsuite, Publer und Canva

Für Kundinnen habe ich auch schon mit Hootsuite, Publer und dem internen Planungstool von Canva gearbeitet. Alle Tools kannst du mit den gängigen Social Media Netzwerken wie Instagram, Facebook, LinkedIn und Pinterest verbinden.

Hootsuite und Publer bieten dir ein kostenloses Paket an, bei dem du wenige Beiträge vorplanen kannst. Solltest du Karussells oder Videos planen wollen, brauchst du die Pro-Version.

Canva lässt dich direkt aus dem Creator mit der Pro-Version auf sämtlichen Social Media Accounts vorplanen (außer Videos und Reels). Mit der kostenfreien Variante kannst du das Planungstool von Canva leider nicht nutzen. Wenn du dich für die Pro-Version entscheidest, stehen dir nicht nur mehr Elemente und das Planungstool zur Verfügung: Du kannst auch auf mehr Fotos, Schriften und Bildbearbeitungstools zugreifen. Ich nutze seit mehr als 3 Jahren die Pro-Version.

als virtuelle assistenz starten meine learnings aus vier jahren

Tipps für den Start als Virtuelle Assistenz

Aller Anfang ist schwer und auch der Weg in die (nebenberufliche) Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz läuft nicht für jede exakt gleich ab.

Ein pauschales Rezept, das für alle funktioniert, gibt es auch im VA-Business nicht. Jede Ausgangssituation ist verschieden, jedes Dienstleistungsangebot unterschiedlich und auch die eigenen Erfahrungen unterscheiden sich bei jeder Person, die den Weg als Virtuelle Assistenz einschlagen möchte.

Das Großartige an diesem Berufsfeld: Du entscheidest für dich selbst,

  • ob du nebenberuflich startest oder direkt den Sprung in die hauptberufliche Selbstständigkeit wagst.
  • welche Dienstleistungen du anbietest.
  • mit wem du arbeitest.
  • von welchem Ort oder Platz aus du arbeitest.
  • und wie du deine Arbeitszeiten gestaltest.

Das sind die richtig großen Vorteile an einer (nebenberuflichen) Selbstständigkeit.

Um den Schritt zu wagen, braucht es auch Mut. Das will ich dir nicht verschweigen. Auch bei mir gab es über Monate hinweg (bis ich endlich den Entschluss fasste, es zu probieren) blockierende Gedanken („Neee, ich kann doch eh nichts…“), die sich abwechselten mit „Okay, ich probiere es doch…“. 

Sei mutig und bring Durchhaltevermögen mit. Eine nachhaltige, erfolgreiche Selbstständigkeit (auch im Nebenerwerb) braucht seine Zeit sich zu entwickeln. Nimm sie dir. Du wirst es nicht bereuen.

Nebenberuflich als Virtuelle Assistenz starten?

Na klar! Warum auch nicht? Deine Arbeitszeiten kannst du selbst einteilen und mit deinen Kund:innen absprechen, wann du für sie arbeiten kannst oder in welchem Zeitraum du die Aufgaben erledigst.

Du bist noch angestellt? Dann prüfe in deinem Arbeitsvertrag, ob du eine Nebentätigkeit ausführen darfst. Die meisten Arbeitgeber haben da keine Einwände. Ggf. musst du dir die Nebentätigkeit genehmigen lassen oder zumindest bekanntgeben.

Dein Marketing als Virtuelle Assistenz

Als Virtuelle Assistenz arbeitest du online. Zeitunabhängig. Ortsunabhängig. Frei. 

Um auf dich und deine Dienstleistung aufmerksam zu machen, wirst du um dein eigenes Marketing nicht drumherum kommen. Mit Visitenkarten alleine ist es oftmals leider nicht getan.

Mein Learning aus über 4 Jahren als Virtuelle Assistenz: Mach dich selbst online sichtbar!

Dafür gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, die du nutzen kannst und nicht alle brauchst du direkt beim Start in die Sichtbarkeit. Orientiere dich gerne an dieser Übersicht:

  • Website: Pflicht, um über die Suchmaschinen gefunden zu werden, dein Impressum und die Datenschutzerklärung (auch für Social Media wichtig) ordentlich zu hinterlegen und dein Angebot professionell zu präsentieren. Meine Website wird über Netcup gehostet (Schreibe mir, wenn du einen Gutscheincode von 30% auf dein Webpaket willst :).
  • Account auf Social Media (Instagram, Facebook, LinkedIn, Tiktok etc.): 1 Account auf der Plattform, die dir selbst Spaß macht und (!) auf der deine Zielgruppe unterwegs ist. Poste regelmäßig auf diesem einen Kanal und etabliere dir hierfür eine gewisse Routine, bevor du einen weiteren Kanal eröffnest.
    Fortbildungsmöglichkeiten für Instagram: VA-Mentoring „Social Media als Dienstleistung“ und das „Content-Start-Paket“
    Fortbildungsempfehlung für LinkedIn: „99 Contentideen für LinkedIn“ und  „Starterkurs für LinkedIn“ 
  • Pinterest: Wenn du einen Blog oder Podcast dein Eigen nennst, dann nutze Pinterest, um deine Artikel und Folgen auffindbar zu machen. Pinterest ist eine weitere Suchmaschine, die vorrangig auf Bildern basiert. Du hast damit aber zusätzliche Chancen Traffice auf deine Website zu lotsen. 
  • E-Mail-Marketing: Empfehlenswert, wenn deine Website und einen Social Media Kanal etabliert hast. Starte mit einem Lead Magnet (einem sogenannten 0 Euro Angebot), das du neuen Abonnenten als Dankeschön schickst, wenn sie sich für deinen Newsletter anmelden. Auch als Virtuelle Assistenz ist ein Newsletter empfehlenswert. Dadurch zeigst du deine Expertise und baust Vertrauen auf. Keine Angst: Du kannst nicht zu viel Input teilen. Hab keine Angst, dass dich deine Zielgruppe nicht bucht, wenn du dein Wissen weitergibst. Die meisten Solopreneurs geben die Aufgaben nicht ab, weil sie es nicht können, sondern weil ihnen schlichtweg die Zeit für andere Dinge fehlt (und ihnen die Aufgaben, die du übernimmst, keinen Spaß machen).
  • Netzwerke! Verbinde dich mit anderen Virtuellen Assistent:innen. Du findest auf Facebook einige Gruppen für Virtuelle Assistenzen. Oder komm doch in unser VA Meetup, das alle 14 Tage online via Zoom stattfindet. Hier findest du alle Termine (kostenfrei!).

Deine Positionierung als Virtuelle Assistenz

Ich sag dir, wie es ist: Ohne eine konkrete Positionierung wirst du es verdammt schwer haben, deine Lieblingskund:innen zu erreichen und dir ein solides Business aufzubauen.

Warum brauchst du eine richtig gute Positionierung? 

  • Deine Positionierung hebt dich authentisch von deinen Mitbewerbern ab.
  • Du findest dein Alleinstellungsmerkmal und kannst es herauskristallisieren.
  • Du wirst dein Angebot besser auf deine Kunden ausrichten und so die Nachfrage nach deinen Produkten/Dienstleistungen erhöhen können.
  • Du kannst durch die richtige Positionierung sichtbar werden und aus der Masse herausstechen.
  • Mit Emotionen, die deine Positionierung ausmacht, kannst du den Nerv und das Gefühlszentrum deiner Zielgruppe treffen.

Auch bei deinen angebotenen Dienstleistung ist VIEL nicht immer BESSER. Konzentriere dich auf zwei oder drei Bereiche und werde in diesen zu einem Profi! Damit wirst du deinen Kund:innen bessere Lösungen bieten (und auch deinen Stundensatz anpassen…). Oder engagierst du einen Gärtner für die Gestaltung deiner Website?

Dein Start als Virtuelle Assistenz: Du bist ready!

Mit dem geballten Input von Tipps und Tool-Empfehlungen bist du jetzt bereit, deine (nebenberufliche) Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz erfolgreich zu starten.

Hinterlasse mir gerne deine Fragen in einem Kommentar. Falls du dir noch nicht den Lisas Letter abonniert hast, kannst du das hier kostenlos nachholen.

Schließ die Augen und stell dir mal vor, wie es wäre, wenn
⋙ du aus der Masse an VAs herausstichst, weil du dich auf eine Nische spezialisiert hast und somit Anfragen von potenziellen Kund:innen erhälst – ohne dich dafür zu bewerben!
du nach deinem eigenen Terminplan arbeitest und gleichzeitig die besten Ergebnisse für Instagram & Co. für deine Kund:innen lieferst.
⋙ du aus die „Zeit-gegen-Geld-Phase“ gegen „Projekte“ tauschen kannst, um somit deinen Stundensatz so anzuheben, ohne Preisdiskussionen deiner Kund:innen.