Es gibt immer ein erstes Mal: Das Erstgespräch mit Deiner VA!

Es gibt immer ein erstes Mal: Das Erstgespräch mit Deiner VA!

Jede potenzielle Zusammenarbeit beginnt mit einem Erstgespräch zwischen dem Kunden und der Virtuellen Assistenz.
Welche Facts sind wichtig? Gibt es einen Gesprächsleitfaden? Auf was solltest Du als Auftraggeber achten? Diese und weitere Fragen beantworte ich Dir in diesem Blogpost.

Der erste Schritt – Terminvereinbarung & Kennenlernen

Dir wurde eine Virtuelle Assistenz empfohlen oder aber Du hast eine Assistentin über eine der vielen Facebookgruppen oder über die Suchmaschine gefunden?
Prima, dann kannst Du jetzt einen Gesprächstermin mit Deiner vielleicht zukünftigen Assistentin vereinbaren. Erfahrungsgemäß sind 30 Minuten eine gute Zeitspanne, um sich “beschnuppern” zu können.
Für das erste Kennenlernen empfehle ich Dir, das Gespräch über Zoom oder Skype zu führen. So kannst Du Dein Gegenüber nicht nur hören sondern auch “in die Augen” schauen und die Mimik und Gestik wahrnehmen.

Das Erstgespräch! Leitfaden und Tipps für dein Gespräch mit deiner virtuellen Assistenz.

Nimm dir Zeit!

Nehme Dir ausreichend Zeit für das Gespräch!
Sei pünktlich und begegne Deinem Gesprächspartner auf Augenhöhe!

Nicht nur die fachliche Qualifikation sollte bei der Auswahl Deiner Assistentin berücksichtigt werden. Mindestens genauso wichtig ist, dass ihr gemeinsam auf einer Wellenlänge seid. Das ist die absolute Basis für eine gelungene Zusammenarbeit. Ich persönlich bin der Meinung, dass sich (fast) jede Qualifikation erlernen lässt und jede neue Geschäftsbeziehung eine gewisse Einarbeitung erfordert. Die Persönlichkeit eines jeden Menschen jedoch ist einzigartig und lässt sich nicht so einfach ändern. Deshalb sollte die Chemie zwischen Dir und Deiner Online Assistenz von Beginn an stimmen.

Konzentriere Dich nicht nur auf fachliche Qualifikationen – schätze auch die Persönlichkeit und Werte Deiner Assistentin!

Jedes Gespräch, jedes Kennenlernen ist individuell ist und dieser Leitfaden kann Dir eine kleine Hilfestellung sein.

Zu Beginn stellst Du Dich selbst und Dein Business kurz vor. Keine Sorge, es erwartet niemand, dass Du jetzt Deinen ganzen Lebenslauf erzählst oder jedes kleine Detail deines Business. Kurze, knackige Infos, die Dir wichtig erscheinen, reichen da vorerst aus. Auch Deine Assistenz wird etwas über sich erzählen. Anschließend kannst Du schon darauf eingehen, warum und für welche Aufgaben Du eine Unterstützung benötigst.
Scheue Dich auch nicht, Fragen zu stellen oder Wünsche zu äußern. Je klarer Du Dich und Dein Anliegen äußerst, desto besser kann Deine Virtuelle Assistentin darauf eingehen. Ganz bestimmt wird sie auch einige Fragen an Dich haben.

Welche Fragen sollte das Erstgespräch enthalten?

Ich möchte Dir kurz auflisten, welche Fragen ich besonders wichtig finde:

Welche Aufgaben sollen konkret ausgelagert und von Deiner Virtuellen Assistenz übernommen werden?

Wie kommuniziert ihr miteinander? Soll ein Projektmanagement-Tool (z. B. Trello oder Asana) genutzt werden?

Ist das Projekt zeitlich begrenzt oder gibt es eine Laufzeit? Wann ist der Starttermin? Wie viele Stunden pro Woche benötigst Du Deine Assistentin?

Planst du ein wöchentliches oder monatliches Meeting um Rückfragen oder die weitere Vorgehensweise zu besprechen?

Gibt es Zeiten, zu denen Deine Virtuelle Assistentin verfügbar sein muss? Gibt es Deadlines?

Stimmt der Stundensatz mit Deinem Budget überein?

Welche Werte sind Dir und auch Deiner Virtuelle Assistenz wichtig? Ihr solltet grundsätzlich eine ähnliche Einstellung besitzen, so klappt die Zusammenarbeit wahrscheinlich reibungslos.

Welche Werte sind Dir besonders wichtig?

Ihr seid euch sympathisch, die fachlichen Voraussetzungen passen und ihr möchtet gerne zusammenarbeiten?
Dann beschreibe ich Dir kurz, wie mein persönliches, weiteres Vorgehen ist:

Im Anschluss an das Gespräch übersende ich Dir ein blanko Briefing, das Du bestmöglich ausfüllst. Das Briefing enthält u. a. Deine Kontaktdaten, die Tools, über die wir kommunizieren, welche Tools wir zum gemeinsamen Datenaustausch etc. benutzen. Auch beschreibst Du hier exakt die Aufgabe oder auch das Aufgabengebiet, das ich für Dich erledigen darf. Auch das gewünschte Startdatum und die Laufzeit (falls vorhanden) sind wichtige Fakten.


Nach Erhalt übersende Dir mein Angebot zusammen mit einem Dienstleistungsvertrag. Wenn nun alle gegenseitigen Wünsche und Details geklärt sind und der unterschriebene Vertrag mich erreicht hat, beginnt die Zusammenarbeit.

Bist Du Dir noch nicht ganz sicher, ob eine Zusammenarbeit mit einer Virtuellen Assistenz für Dich funktionieren kann?
Ich empfehle Dir gerne meinen Beitrag “5 gute Gründe, warum Du ohne eine Virtuelle Assistentin nicht mehr arbeiten kannst”.

Du weißt schon ganz genau, bei welchen Aufgaben ich Dich unterstützen kann? Prima! Schreibe mir gleich Dein Anliegen – ich melde mich umgehend bei Dir!

Lisa Hutschenreuter

Ich bin Lisa Hutschenreuter, Social Media Mangerin und Content Creator. Hier findest du Tipps, Tricks und Wissenswertes rund um Social Media für dein Business.