Was macht denn eine Virtuelle Assistentin?
Deine Virtuelle Assistentin und Social Medie Manager Lisa Hutschenreuter (Quelle Picjumbo)

Was macht denn eine Virtuelle Assistentin?

Für viele Solopreneure, Coaches und Berater ist der Einsatz einer Virtuellen Assitenz noch Neuland. Ich möchte heute einmal anhand eines fiktiven Beispiels darauf eingehen, wie genau ich Dich entlasten und unterstützen kann. Und welche Aufgaben du an eine Virtuelle Assistentin auslagern kannst!

Beispiel: Der Einsatz einer Virtuellen Assistenz in einer Yogaschule & bei einem Coach

Eric ist Yogalehrer und Beziehungscoach.
Er führt eine gut besuchte Yogaschule. Neben seinem zweiten Standbein als Yogalehrer, etabliert er sich gerade als Beziehungscoach.

Nun, Eric ist ein wunderbarer Yogalehrer. Er unterrichtet mit Leidenschaft seine Yogaeinheiten, gibt passioniert Seminare und coacht Liebespaare bei deren Problemen.
Eric ist spezialisiert auf sein Kerngeschäft – Menschen zu helfen, Yogaübungen auf ihren Körper und Geist anzupassen. Seine  Kommunikations- und Problembewältigungskompetenzen, helfen ihm bei seinem Einsatz als Coach.

Der tägliche Organisationswahnsinn im Backoffice! Die Aufgaben einer Virtuellen Assistenz!

Aber, auch wenn er super in seinem Fach bzw. seinen Fachgebieten ist, fällt allerlei organisatorischer „Kram“ hinter den Kulissen an. Fangen wir ganz banal im Backoffice an:

  • Die eintreffenden E-Mails sollten von Eric regelmäßig und serviceorientiert beantwortet werden.
  • Der Terminkalender für die Yogaschule, die Yogaseminare und auch die Termine als Beziehungscoach müssen ebenfalls verwaltet werden. Auch seine private Termine dürfen nicht in Vergessenheit geraten.
  • Die Webseiten sind stets aktuell zu halten. Das muss Eric berücksichtigen.
  • Bestenfalls gibt es für jedes Fachgebiet (Yogaschule, Yogaseminare, Beziehungscoach) mindestens einen, besser noch zwei oder mehr Social Media Profile. Diese Kanäle bespielt Eric regelmäßig mit Content, allem voran mit emotionalem Content..
  • Die Anfragen auf den Social Media Plattformen, beispielsweise Facebook und Instagram, muss Eric auch beantworten. Er muss in die Interaktion gehen: Beiträge liken, kommentieren und teilen.
  • Der Alltag im Backoffice geht allerdings auch weiter: Die Anmeldungen zu den Yogaseminaren müssen überwacht, die Rechnungen hierzu erstellt und verschickt werden.
  • Teilnahmebestätigungen benötigen die Absolventen natürlich auch.
  • Nächstes Tätigkeitsfeld: Newsletter-Marketing. Regelmäßig schreibt Eric einen Newsletter, um über Neuigkeiten aus der Yogaschule zu informieren.
  • Vielleicht soll auch eine neue Trainerin im Studio Unterstützung bringen. Anschließend wird vorab natürlich eine fachlich top ausgebildete Yogalehrerin gesucht. Auch das kostet Zeit.

Wann kann sich Eric auf sein Kerngeschäft konzentrieren?

Siehst Du, welche Tätigkeiten im Background anfallen, die mit der eigentlichen Tätigkeit bzw. den Tätigkeiten nichts gemeinsam haben? All diese Aufgaben kann ich Eric als seine persönliche Assistentin im virtuellen Büro abnehmen.

„Butter bei die Fische“ – So kann das mit mir als deine Virtuelle Assistentin an Deiner Seite funktionieren:

  • Die E-Mails empfange ich über Outlook. Bestenfalls wird eine Weiterleitung der allgemein genutzten E-Mail-Adresse an meine persönlich hierfür erstelle Mailadresse weitergeleitet. Hier kann ich wichtige Mails, die Eric direkt betreffen, unverzüglich an ihn weiterleiten. Den Rest, wie Terminanfragen, Stornierungen, allgemeine Rückfragen etc. beantworte ich nach einem gründlichen Briefing selbstständig.
  • Die Anmeldungen für die Yogaschule sowie die Yogaseminare werden ebenfalls von mir überwacht. Ich greife ein, wenn ein Kurs ausgebucht ist und leite die erforderlichen Schritte ein.
  • Über Rechnungsprogramme können Rechnungen für die Teilnehmer erstellt und verschickt werden. Ich nutze gerne Lexoffice hierfür.
  • Social Media Profile müssen gehegt und gepflegt werden. Zusammen mit Eric erstelle ich nützlichen und emotionalen Content für die Follower und Fans. Und natürlich übernehme ich auch die interaktive Kommunikation in den Netzwerken.
  • Wir treffen uns z. b. 14-tägig im Zoomgespräch und besprechen die kommenden Wochen. Hierbei können wir auch den Content für die kommenden Newsletter abstimmen.
  • Über Trello kann Eric jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen und ggf. weitere Aufgaben hinzufügen.
  • Mit den Bewerberinnen und Bewerbern für die freie Trainerstelle vereinbare ich Vorstellungstermine.
  • Außerdem stehe ich Eric beratend zur Seite. Er weiß, dass er sich voll und ganz auf mich verlassen kann.

Erkennst du den Mehrwert einer Virtuellen Assistenz?

Versuche das nun auf Dein Business zu übertragen. Kannst Du den Mehrwert erkennen, den Du gewinnen könntest?

Betrachte meine aufgeführten Punkte als Beispiele. Auch wenn die oben genannten Aufgaben nicht in Dein persönliches Business passen, so zeigen sie Dir, wie entlastend eine persönliche Virtuelle Assistentin sein kann.

Möchtest du wissen, wie ein Erstgespräch abläuft? Erhalte hier einen kostenlosen Leitfaden für das Kennenlerngespräch mit deiner Virtuellen Assitentin.

Welche Aufgaben kannst Du abgeben und in wie weit würde Dich das im Alltag entlasten?

Lisa Hutschenreuter

Hi, ich bin Lisa. Texterin und Content Creator. In meinem Blog teile ich meine Tipps für gelungenes Content Marketing, neue Ideen für Instagram und Wissenswertes rund um die Selbstständigkeit (explizit für Frauen).