zuletzt aktualisiert am 01.05.2025

Als Virtuelle Assistenz nebenberuflich selbstständig machen - So geht's!

Als ich 2018 nach einer Möglichkeit gesucht habe, von Zuhause aus Geld zu verdienen (während meiner Elternzeit), bin ich eines Abends auf den Beruf der Virtuellen Assistenz gestoßen. Sofort war ich von der Flexibilität, dem orts- und zeitunabhängigen Arbeiten und natürlich von den Verdienstmöglichkeiten begeistert. Ich suchte mir wochenlang alle Informationen zusammen und startete 2019 in die (nebenberufliche) Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz. Zu Beginn bot ich das klassische Backoffice mit Assistenzaufgaben an. Mittlerweile habe ich mich zur Social Media Managerin (IHK) weitergebildet und bilde VA-Kolleginnen in diesem Bereich aus.

In diesem Blogartikel möchte ich dir zeigen, welche Schritte du gehen kannst, um nebenberuflich als Virtuelle Assistenz zu starten – und dir somit eine lukrative Selbstständigkeit aufzubauen und vielleicht irgendwann sogar in die hauptberufliche Selbstständigkeit wechseln.

Welche Aufgaben übernimmt eine Virtuelle Assistenz?

Die Aufgaben als Virtuelle Assistenz sind vielfältig. Du unterstützt Selbstständige, Freelancer und Unternehmen bei den verschiedensten Aufgaben, die oftmals remote ausgeübt werden können.

Terminplanung und -koordination
Rechnungswesen
Datenpflege
E-Mail-Management
Social Media Management
SEO
Kundensupport
Podcast-Management

Im besten Fall bietest du nicht „alles“ an, sondern spezialisierst dich auf einen oder zwei Bereiche, die dir besonders liegen und in denen du sehr gute Fachkenntnisse hast.

In diesem Blogartikel findest du eine Auswahl an diversen Kursen und Weiterbildungen, um deine Fachkenntnisse auszubauen.

Dein Schritt für Schritt Fahrplan als Virtuelle Assistenz

Bevor du dich direkt ins Abenteuer stürzt und mit einem Portfolio die Facebookgruppen flutest, solltest du dir einige Gedanken über deine nebenberufliche Selbstständigkeit machen. Die folgenden Schritte sind deshalb unverzichtbar, wenn du als Virtuelle Assistenz durchstarten möchtest.

1) Analysiere deine Interessen, Fähigkeiten und Ziele

Zuerst solltest du dir überlegen, welche Tätigkeiten dir liegen und welche Aufgaben du gerne übernehmen möchtest.

Worin bist du gut?
Hast du ein ausgeprägtes Organisationstalent?
Bist du fit in Social Media?
Kannst du dich besonders gut ausdrücken?
Sind Zahlen dein Lebenselixier?
Willst du den Beruf als Virtuelle Assistenz langfristig hauptberuflich ausüben?
Wie viel möchtest du im Monat verdienen?
Wie viele Stunden pro Woche möchtest du in deine Selbstständigkeit investieren?

Natürlich musst du noch kein Profi in deinem von dir gewünschten Bereich sein. Du kannst dich in so ziemlich jeden Bereich einarbeiten und fortbilden, um deine Kenntnisse auszubauen und zu vertiefen.

2) Rechtliche Grundlagen

In Deutschland ist der Beruf einer Virtuellen Assistenz in der Regel eine selbstständige Tätigkeit. Daher solltest du unbedingt ein Gewerbe bei deinem zuständigen Gewerbeamt anmelden. Dies läuft recht unkompliziert ab. Nach deiner Gewerbeanmeldung erhältst du automatisch vom Finanzamt einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Im Anschluss erhältst du deine Steuernummer, die auf jeder Rechnung ausgewiesen werden muss.

Wenn du hauptberuflich angestellt bist, solltest du zusätzlich deinen Arbeitgeber informieren und prüfen, ob Nebentätigkeiten erlaubt sind. Je nach Arbeitsvertrag muss dein Arbeitgeber deiner nebenberuflichen Tätigkeit zustimmen.

Zusätzlich ist es ratsam auch deine Krankenkasse über deine nebenberufliche Selbstständigkeit zu informieren. Übersteigt beispielsweise die wöchentliche Arbeitszeit deiner VA-Tätigkeit die Anzahl der Wochenstunden in deinem Angestelltenjob, ist es wahrscheinlich, dass du dich freiwillig versichern musst. Kläre dies also unbedingt mit deiner Krankenkasse ab.

Ein weiterer Punkt, den du bereits jetzt bedenken solltest: Möchtest du die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) in Anspruch nehmen? Wenn dein zu erwartender Umsatz unter 25.000 Euro (netto) bleibt, kannst du die Kleinunternehmerregelung wählen. Hier musst du keine Umsatzsteuer ausweisen, darfst aber auch keine Vorsteuer ziehen. Als Kleinunternehmerin bist du aktuell auch von der Pflicht befreit, eine E-Rechnung auszustellen. Ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist, kannst du mithilfe eines Steuerberaters prüfen.

3) Kreiere dein Angebot

Jetzt kannst du dein Herzstück in deiner nebenberuflichen Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz kreieren: Dein Angebot!

Überlege dir, mit wem du zusammenarbeiten möchtest und wer deine Leistung braucht. Konkretisiere deine Dienstleistung und erstelle einen Servicekatalog oder Servicepakete, in denen die Leistungen und Ergebnisse klar definiert sind.

Denke auch daran, deinen Stundensatz und/oder deine Paketpreise wirtschaftlich sinnvoll zu kalkulieren. Die Preise sollten sich natürlich immer an deinen Kenntnisstand anpassen. Qualität zahlt sich langfristig aus!

Um erste Kunden zu gewinnen und Erfahrungen zu sammeln, kannst du zu Beginn auch mit einem kleinen Willkommensangebot die Werbetrommel rühren.

Einige Ideen für Angebote:

Biete einen „Schnuppermonat“ für einen rabattierten Preis an.
Erstelle ein „Starter-Paket“ und gebe einen Service gratis dazu.
Suche dir Testkunden, für die du eine Aufgabe kostenfrei erledigst und erhalte dafür ein Testimonial.

4) Starte dein eigenes Marketing als Virtuelle Assistenz

Um langfristig Kunden zu gewinnen, ist deine eigene Sichtbarkeit unverzichtbar. Gleichzeitig schafft ein professioneller Auftritt als Virtuelle Assistenz natürlich auch Vertrauen bei deinen potenziellen Kunden.

Eine eigene Website, die gar nicht umfangreich sein muss (ein Onepager reicht zu Beginn völlig aus!), hilft dir über Suchmaschinen gefunden zu werden. Darüber kannst du dir auch deine Business-E-Mail-Adresse einrichten.

Daneben darfst du gerne auch auf Social Media sichtbar werden. Entscheide dich für ein oder zwei Plattformen (wie LinkedIn, Instagram & Co.), auf denen du regelmäßig hochwertige Inhalte veröffentlichst. Mithilfe von Social Media wirst du persönlicher, nahbarer und kannst bei deiner Zielgruppe Sympathiepunkte sammeln.

Ein einheitliches Design wie ein Logo mit passenden Farben und Schriftarten ist hilfreich, aber zu Beginn kein „must have“.

5) Kundengewinnung als Virtuelle Assistenz

Die Kundengewinnung als Virtuelle Assistenz ist ein immer heiß besprochenes Thema. Gerade zu Beginn kann es mitunter schwer werden, die ersten Kunden zu akquirieren. Sei deshalb nicht schüchtern und erzähle in einem ersten Schritt allen Freunden und Bekannten, dass du dich als VA selbstständig gemacht hast. Oftmals ergeben sich erste (vielleicht auch größere) Aufträge im Bekanntenkreis.

Weitere Ideen für deine Kundengewinnung als Virtuelle Assistenz:

Werde in Facebook-Gruppen und VA-Communities aktiv.
Erstelle dir Profile auf Freelance-Plattformen (wie z. B. Malt, Fiverr, Upwork).
Poste auf Social Media (bitte regelmäßig!).

In diesem Blogartikel findest du weitere Ideen für deine Kundengewinnung.

Warum ist die Virtuelle Assistenz als Nebenberuf so lukrativ?

Nebenjobs gibt es wie Sand am Meer, aber viele können die Vorteile einer nebenberuflichen Selbstständigkeit als Virtuelle Assistenz nicht miteinander vereinen.

Die Vorteile an einer nebenberuflichen & lukrativen Selbstständigkeit als Virtuelle Assistentin sind:

Niedrige Einstiegshürde: Du brauchst keine teure Ausstattung oder ein Büro. Ein Laptop, eine gute Internetverbindung und die Skills in deiner Nische reichen aus, um zu starten.
Du bist flexibel! Du entscheidest selbst, wann du arbeitest (z. B. abends nach dem Hauptjob), wo du arbeitest (z. B. von zu Hause, im Café oder sogar auf Reisen) und wie viel du arbeitest (z. B. nur 2, 5 oder 10 Stunden pro Woche)
Deine Verdienstmöglichkeiten bestimmst du selbst. Je spezialisierter du bist, desto mehr Geld kannst du pro Stunde verdienen…
Der Bedarf an Unterstützung wächst: Immer mehr Selbstständige und Unternehmen lagern Tätigkeiten an VAs aus.
Möglichkeit von passiven Einnahmen: Als VA kannst du auch deine eigenen digitalen Produkte entwickeln und an deine Kunden verkaufen.

Das kannst du als Virtuelle Assistenz nebenberuflich verdienen

Falls du dich jetzt fragst, wie viel du nebenberuflich als Virtuelle Assistenz verdienen kannst, ist die Antwort klar: Das liegt ganz bei dir! Je nach Auftragslage, deiner Spezialisierung und deines Stundensatzes kannst du problemlos 1.000 Euro und mehr verdienen.

Je mehr Stunden du arbeitest oder je höher dein Stundensatz ist, desto höher ist auch dein Verdienst.

Dein Stundensatz sollte dabei keinesfalls unter 35,- Euro pro Stunde liegen, selbst wenn du die Virtuelle Assistenz „nur nebenbei“ ausübst. Außerdem solltest du deinen Stundensatz regelmäßig an deine Skills anpassen. Für das Social Media Management beispielsweise kannst du problemlos 60,- Euro und mehr pro Stunde ansetzen. Für Backoffice-Tätigkeiten wird (leider) weniger gezahlt.

Du verdienst also mit weniger Zeitaufwand bei einem Serviceangebot, das ein hohes Wissen verlangt, deutlich mehr.

Beispiel:
10 Stunden pro Woche x 35 Euro/Stunde = 350 Euro/Woche = 350 Euro x 4 Wochen = 1400 Euro/Monat
10 Stunden pro Woche x 50 Euro/Stunde = 500 Euro/Woche = 500 Euro x 4 Wochen = 2000 Euro/Monat
10 Stunden pro Woche x 60 Euro/Stunde = 600 Euro/Woche = 600 Euro x 4 Wochen = 2400 Euro/Monat

Denke aber bitte immer daran, auch einen Teil deiner Umsätze für die Einkommenssteuer und ggf. Sozialversicherungsbeiträge beiseite zu legen.

Du willst jetzt als Virtuelle Assistenz nebenberuflich starten?

Herzlichen Glückwunsch! Du hast jetzt deinen Leitfaden, der dich bei deinen ersten Schritten begleitet.

Geh deinen Weg in deinem Tempo, finde andere Virtuelle Assistentinnen, tausche dich gerne mit ihnen aus und lerne aus ihren Erfahrungen.

Spezialisiere dich auf einen bestimmten Bereich und werde darin zum Profi! Genau das hilft dir, lukrative Stundensätze anzusetzen.

Starte dein eigenes Marketing und mach dich sichtbar! Wie sonst sollen denn potenzielle Kunden auf dich aufmerksam werden? 😛

Ich begleite dich gerne, wenn du eine Sparringspartnerin brauchst. Hier findest du meine aktuellen Angebote.