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Outsourcing - Bist du bereit Aufgaben auszulagern?
Überlegst du gerade, gewisse Aufgaben in deinem Unternehmen auszulagern? Was kannst du überhaupt an externe Dienstleister delegieren? Lohnt sich der ganze Aufwand überhaupt? Ich sage ganz klar: Ja! Auch in kleinen Firmen und Einzelunternehmen häufen sich die Aufgaben, die eigentlich so rein gar nichts mit dem eigentlichen Tagesgeschäft zu tun haben.
Inspiriere dich durch die Liste, die dir 31 Tätigkeiten auflistet, die du abgeben kannst!
(Die Liste ist natürlich nicht vollständig und kann beliebt erweitert werden)
Backoffice & Büroorganisation
Recherchen jeglicher Art können gut ausgelagert werden. Das Suchen und recherchieren kostet viel Zeit, die du anderweitig sinnvoller einsetzen kannst.
Die Stammdatenpflege deiner Kundendatenbank kann die Neuerfassung von Stammdaten, die Aktualisierung oder die Löschung derer beinhalten. Eine sehr gut gepflegte Datenbank kann für dein Business ein wichtiges Element sein.
Du arbeitest mit deinen Kunden auf Termin? Oder sind deine unterschiedlichen Projekte mit Präsentationen und Deadlines versehen? Eine Virtuelle Assistenz kümmert sich um die Vereinbarung deiner Termine, sorgt dafür, dass keine Überschneidungen anfallen und optimiert damit dein Zeitmanagement.
Von der Anrufannahme bis hin zur Nachfassung bei der Kundenakquise ist die Unterstützung der Assistenz in diesem Tätigkeitsfeld sehr wertvoll.
Dokumente, Formulare, Datenbanken, PDFs etc. Im Büroalltag braucht es einige Dokumente und Vorlagen, die erstellt werden müssen.
Für deine Vorträge brauchst du natürlich informative und interessant aufbereitete Präsentationen. Die Gestaltung und Aufbereitung kannst du an Virtuelle Assistenten abgeben.
Auch im digitalen Zeitalter können Maschinen noch nicht alle Fähigkeiten eines Menschen ersetzen. Transkipte gehören wohl auch dazu. Natürlich gibt es hierfür auch technische Programme, die aber teilweise sehr ungenau sind, falls die Aussprache etwas undeutlich war oder Störgeräusche auftreten.
Rechnungen erstellen und versenden. Die Zahlungseingänge überwachen und gegebenenfalls Zahlungserinnerungen und Mahnungen ausstellen. Wichtige Aufgaben, die Zeit kosten, aber essentiell notwendig sind und sich gut zum Outsourcing eignen.
Das Sortieren, Abheften und Zusammenstellen der Unterlagen für deinen Steuerberater kann wunderbar duch eine Virtuelle Assistenz erledigt werden. Achtung: Steuerliche Dinge, wie beispielsweise die Vorsteueranmeldung etc. dürfen nur von dafür ausgebildeten Fachkräften ausgeführt werden.
Hotelbuchungen, Zug- und Flugverbindungen oder Restaurantreservierungen für den Business-Lunch. Die Organisation von Dienstreisen (und natürlich auch privater Reisen) lassen sich perfekt auslagern.
Die liebe Ablage und Archivierung. Gehört in jedes gute Unternehmen einfach hinzu.
Kundenservice | Kundensupport
Bearbeitung der eingehenden E-Mails mit Kundenanfragen. Weiterleitungen an die entsprechenden Mitarbeiter etc.
Kunden haben Fragen. Meist handelt sich um Fragen, die häufig gestellt werden. Um die Beantwortung so genannter Standard-Fragen kann sich deine VA kümmern.
Aufgrund der häufigen Fragestellungen können auch die FAQs erstellt werden. Die Erstellung übernimmt die textaffine Assistenz sicher gern.
Sollte dein Kunde aus irgendeinem Grund eine Beanstandung haben, sollte schnell gehandelt werden.
Seminar- und Veranstaltungsorganisation
Die Planung eines Events oder eines Seminars ist zeit- und arbeitsaufwendig. Viele kleine Teilschritte sind hierfür notwendig.
Suchen, anfragen, ggf. besichtigen etc. – Bei der Buchung einer Location gibt es viel zu beachten. Die Unterstützung einer VA kann hier sehr vorteilhaft sein.
Verfügbare Hotels recherchieren und buchen.
Buchung von Catering, Organiation von Kaffeepausen oder Reservierungen in Restaurants.
Erstellung von Einladungen, Versand, Überwachung der Rückläufe, Nachfassen der Anmeldungen.
Anfragen von potenziellen Gästen, Speakern und prominenten Branchenexperten. Aussteller und Sponsoren für das Foyer oder aber auch die Abendgala nach dem Tagesprogramm.
Social Media Marketing
Virtuelle Assistentin mit dem Fokus auf das Social Media Marketing können dich hierbei sehr gut unterstützen.
Alleine eine Zielgruppe zu erarbeiten kann langwierig und zeitintensiv sein. Mit einem Experten an deiner Seite kann die Erstellung einer Zielpersona sehr zielführend erarbeitet werden.
Unter Berücksichtigung des Redaktionsplans, kann die Erstellung des relevanten Content gut ausgelagert werden.
Gerade kleine Grafiken für die Social Media Profile können leicht in Canva erstellt und somit ausgelagert werden. Alternativ kannst du natürlich auch einen GrafikdesignerIn engagieren.
Regelmäßige Postings in den sozialen Netzwerken, kommentieren und liken, im Austausch mit deinen Usern sein. All das kann sehr zeitintensiv werden.
Dein Blog darf nicht vernachlässigt werden. Mit wertvollem Content ziehst du neue potenzielle Kunden an.
Damit auch viele Leserinnen und Leser auf deinen Blog aufmerksam werden, ist es notwendig, diesen bekannt zu machen. Das Einstellen auf den Blog sowie die Streuung deiner Artikel kann deine Virtuelle Assistentin übernehmen.
Podcast sind tolle Medien, um deine Hörer mit guten Inhalten zu versorgen. Externe Dienstleister übernehmen die Aufgaben drumherum: Schneiden der Tonaufnahmen, Einstellen auf den Plattformen, Erstellung passender Blogbeiträge, Verbreitung der Podcastfolgen in den sozialen Medien.
Deine digitale Webseite solltest du hegen und pflegen. Natürlich nimmt das viel Zeit in Anspruch, deshalb eignet sich diese Aufgabe auch gut zum outsourcen.
Persönliche Assistenz
Natürlich kannst du auch deine privaten Termine koordinieren lassen. Auch Besorgungen und die Recherche privater Themen sind für Assistenten kein Problem.
Du siehst, es gibt eine Menge an Aufgaben, die sich zum outsourcen eignen.
Um dir das Outsourcing so entspannt wie möglich zu gestalten, führe bestenfalls eine kleine Liste an Aufgaben, die du abgeben möchtest und notiere die jeweiligen Schritte hierfür. So hast du für das Briefing eine gute Grundlage und sparst effektiv Zeit bei der Einarbeitung.
Du arbeitest als Virtuelle Assistenz und willst Social Media als professionelle Dienstleistung anbieten? Trag dich hier in die Warteliste ein (völlig unverbindlich) und erfahre als Erste, wenn die nächste Runde startet.
